Факсимильная подпись на различных документах в 2021 году

Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии.

Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа.

Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.

Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.

Факсимильная подпись на различных документах в 2021 году

На каких документах можно ставить факсимильную подпись?

Клише-печать руководителя можно использовать в следующих случаях

  • на страховых и медицинских полисах;
  • почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
  • служебных удостоверениях;
  • приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
  • патентах;
  • свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
  • договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.

К первичным документам законодательство применяет жесткое требование. Использование факсимильной печати на бухгалтерских и других финансовых отчетах, передаваемых в государственные контролирующие структуры, недопустимо. Все первичные документы должны быть заверены собственноручными подписями ответственных лиц.

Для слабовидящих граждан с инвалидностью по зрению сделано исключение. Они имеют право ставить факсимильную печать вместо обычной подписи при совершении банковских операций с наличными, покупая валюту и открывая вклад. В этом случае сотрудник финансовой организации вправе попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное подтверждение правомерности совершения действий.

Когда нельзя использовать печать?

Принятые правовые и нормативные акты запрещают использовать оттиск подписи руководителя в следующих случаях:

  • на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
  • на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
  • на трудовых книжках, договорах, приказах;
  • в кассовой книге и на расходных ордерах.

Факсимильная подпись на различных документах в 2021 году

Как создать оттиск подписи руководителя

Для того чтобы сделать факсимильную печать, следует выполнить три действия:

  1. Отсканировать подпись руководителя или ответственного лица.
  2. Заказать клише в специализированной компании, у которой есть соответствующая сертификация.
  3. Выбрать вид оснастки и материал изготовления.

Производство факсимильной печати обычно не вызывает серьезных сложностей, кроме технических тонкостей, которые могут возникнуть в ходе выполнения заказа.

Использование штампа, подтверждающего собственноручную подпись руководителя, значительно облегчает работу бухгалтера и ускоряет документооборот в компании.

Чтобы избежать проблем с законом, следует зафиксировать в договоре правомерность использования факсимильной печати.

В нем рекомендуется добавить пункт о том, что оттиски будут считаться аналогами собственноручных подписей ответственных сторон.

Что грозит за подделку подписи в документах

Факсимильная подпись на различных документах в 2021 году

Некоторые руководители просят своих подчиненных расписаться за себя в документах. Но подделка подписи – уголовно наказуемое деяние. Рассмотрим, как сотруднику придется ответить за подделку подписи на документах.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация

Работа на руководящей должности предполагает необходимость подписывать большое число бумаг. Нередко у директора на это не хватает времени.

Чтобы не создавать помех работе компании, оформляют доверенность на право подписи. Ее получает юрист, бухгалтер или иной ответственный сотрудник.

На основании доверенности он вправе от имени компании визировать договоры, бухгалтерские и другие документы.

Но бывает так, что доверенность не оформили, а подписать нужно, и сотрудника просят сымитировать, как расписывается директор. По сути это подделка подписи. Или сотрудник в своих личных целях фальсифицирует подпись.

Несмотря на то, что мотивы разные, в обоих случаях он совершает уголовно наказуемое деяние. В зависимости от обстоятельств подделки подписи на документах ответственность наступит по ст. 159, ч. 1 ст. 303 или ст. 327 УК РФ.

Кроме того, документ признают недействительным, а это может означать для компании утрату контрагента, проблемы с госорганами или проигрыш в суде.

Остались вопросы по доказательствам в суде? Ответ найдется в Системе Юрист

42 полезных документа для юриста компании

За подделку подписи на документах ответственность наступает по разным статьям УК

Подделка подписи – это действие, которое относится к незаконному изготовлению документов (Методические рекомендации по выявлению и пресечению преступлений в сфере экономики и против порядка управления, совершенных сторонами исполнительного производства, утв. ФССП России 15.04.13 № 04–4). Если в документе подпись фальшивая, это делает бумагу недействительной. Но при этом уголовная квалификация деяния зависит от:

  • типа документа, в котором расписался сотрудник;
  • цели фальсификации;
  • величины ущерба, который повлекла фальсификация.

Если сотрудник компании пошел на подделку подписи, статья будет зависеть от подробностей.

При подделке подписи уголовная ответственность по ст. 327 грозит в случае негативных последствий подделки

Если сотрудник получил права, на которые не мог претендовать, или освободился от законных обязанностей после подделки подписи генерального директора, ответственность наступит по ст. 327 УК РФ.

Кроме того, действие статьи распространяется не только на случаи, когда человек сам подделал документ. Если он применил бумагу, хотя знал о подделке подписи, статья УК распространяется и на него.

В частности, это касается директора, который попросил юриста, чтобы тот расписался, после чего документ передали в госорган или бизнес-партнеру.

Однако если подделка не повлекла негативных последствий, ответственности по этой статье УК РФ за подделку подписи на документах не будет. Кроме того, для защиты сотрудников компании можно сослаться на определение КС РФ от 19.05.09 № 534-О-О) и ч. 2 ст. 14 УК РФ.

Ответственность за подделку подписи может быть связана с фальсификацией доказательств

В судебных спорах некоторые компании идут на фальсификацию доказательств. Например, юрист компании или бухгалтер могут расписаться за директора, чтобы потом отправить бумагу в суд. В данном случае в отношении подделки подписи статья УК будет не 327, а 303, о фальсификации доказательств – часть 1 этой статьи. Но привлечь к уголовной ответственности за такое деяние можно только:

  • участников дела, или
  • их представителей по гражданскому делу.

Факсимильная подпись на различных документах в 2021 году

Типичные ошибкиОшибка:

На бланках строгой отчетности, принятых в организации, отсутствовали обязательные реквизиты первичных учетных документов. Кроме того, БСО был заверен с использованием факсимиле.

Комментарий:

Бланки строгой отчетности приравниваются к первичной учетной документации, а потому должны содержать обязательные для нее реквизиты. Заверение факсимильной подписью не допустимо с тех пор, как суды сошлись во мнении, что что возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных учетных документов законодательством не предусмотрена.

Ошибка:

  Таблица соответствия видов дохода и косгу на 2021 год

  • Бухгалтер заверяет платежные документы факсимильной подписью.
  • Комментарий:
  • В официальных Письмах Минфина РФ и МНС РФ содержится запрет на использование факсимиле при заверении документов, имеющих финансовые последствия, к которым относится, в частности, платежный документ.

Ответы на распространенные вопросы о том, на какие документы можно ставить факсимильную подпись

  1. Вопрос №1:
  2. Чем грозит неверное оформление первичной учетной документации, почему лучше не использовать для заверения документов факсимиле?
  3. Ответ:

Информация, содержащаяся в первичных учетных документах, используется при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Соответственно, неверное оформление упомянутых документов повлечет за собой невозможность признания расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

  • Это интересно: Какие документы нужны для выписки из квартиры: список по вариантам выписки
  • Вопрос №2:
  • Поддерживают ли суды налогоплательщиков в делах, касающихся использования факсимиле для заверения первичных учетных документов?
  • Ответ:

Нет. С тех пор, как вступило в силу Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11, суды признают нарушение налогоплательщика в случае, если тот использует факсимиле при заверении первичной учетной документации.

Читайте также:  Оформление документов при покупке автомобиля

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

Вопрос: Работник, возвратившийся из заграничной командировки, представил документы об оплате расходов на проживание в гостинице в валюте и справку о движении денежных средств на счете, распечатанную из личного кабинета с факсимиле банка.

Справка из банка получена работником через личный кабинет (систему «Банк-Клиент»), распечатана без заверения проставлением оригинальной печати банка и подписей соответствующих работников.

Можно ли такой документ принять в качестве документа, подтверждающего обмен валюты для целей исчисления налога на прибыль? Посмотреть ответ

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Вопрос: Организация заключает договор со специализированной организацией о проведении специальной оценки условий труда.

В договоре среди прочих условий присутствует следующее: «Стороны подтверждают свое согласие на использование аналога собственноручной подписи (факсимиле) в целях оформления отчетных материалов, предусмотренных действующим законодательством.

Факсимильная подпись (факсимиле) признается сторонами равноценной подлинной подписи должностного лица (специалиста/эксперта)». Правомерно ли применение факсимиле для подписания отчетных документов по специальной оценке? Посмотреть ответ

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов.

В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Во многих компаниях, особенно с большим объемом документооборота, для ускорения подписания документов начинают использовать факсимиле. Многие понимают, что это облегчает подписание документов и значительно упрощает жизнь руководителя компании да и ряда других сотрудников. При этом многие осознают, что данная технология содержит в себе определенные риски, однако не разобравшись с ними, начинают ее использовать. Частенько руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда регламентируя порядок работы с факсимиле внутренними документами компании и соглашениями с контрагентами, и вообще не вспоминая при этом про требования законодательства и не принимая во внимание многочисленную судебную практику по этому вопросу. При таком подходе он рискует юридической силой подписанных при помощи факсимиле документов. И узнает об этом компания обычно в самый неподходящий момент, когда ее документ «заворачивает» контрагент, суд или регулирующий, проверяющий орган (таможня, например).

Поэтому важно разобраться в принципиальных аспектах данной технологии, именно этим и предлагаем вам заняться:

  • в каких ситуациях и на каких документах можно ставить факсимиле;
  • как организации ввести их в действие – легитимизировать использование и
  • как потом «вывести из оборота», чтобы без ее ведома документы не продолжали подписываться факсимильной подписью;
  • какие опасности нас поджидают на этом пути и как минимизировать риски.

Тогда использование факсимиле будет экономить силы, став более безопасной технологией. А кто-то, ознакомившись с нашим опытом и подборкой судебной практики, возможно, решит отказаться от факсимиле.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Слово «факсимиле» – от латинского «fac simile», что означает «делай подобное». Существуют факсимильные издания старинных редких книг, факсимильные репродукции, всем хорошо знаком факсимильный аппарат.

В XVIII веке факсимиле выполнялось гравированием на дереве, глине, мягком металле и литографированием. Впервые потребность иметь факсимильную подпись появилась в ХIХ веке.

В то время широкое распространение получила мода на собирание автографов знаменитостей.

Умельцы вручную копировали популярный росчерк на тонкую, практически прозрачную, бумагу, делали оттиск с помощью гравировки или литографии, затем переносили его на фотографии или книги и неплохо на этом зарабатывали.

В настоящее время в подавляющем большинстве случаев, если мы говорим «факсимиле», то имеем в виду особую печать, оттиском которой является аналог чьей-либо подписи.

Процесс изготовления такого приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины отпечатка подписи, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, реже дерево.

В наше время потребность иметь факсимиле остается весьма актуальной, так, по крайней мере, думают многие руководители компаний.

Оно и понятно, ведь его использование помогает руководителю избежать рутинной работы по подписанию многих однотипных документов, экономит его время, а также позволяет оперативно решать вопросы подписания срочных документов в его отсутствие. Да и траты на изготовление факсимиле не обременяют.

Отметим, что с появлением современных компьютерных технологий появилась возможность создавать такую факсимильную подпись, которую практически невозможно отличить от настоящей.

Поэтому в век развития информационных технологий становится опасно подписывать с помощью факсимиле важные документы, и во многих компаниях такой способ подписания оставляют преимущественно для документов, не предполагающих какой-либо ответственности: материальной или юридической.

Но не во всех компаниях дела обстоят именно так. А поскольку главное отличие факсимиле от собственноручной подписи состоит в отсутствии возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена, то задуматься над вопросом правильной организации работы с факсимиле все-таки стоит!

Законодательство РФ не дает легального определения такого понятия, как «факсимиле». Однако его можно встретить в подзаконных актах, например, в п.

 7 приложения 1 к Регламенту Правительства Москвы1 под факсимиле подразумевается «штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».

В экономическом словаре терминов есть более развернутое определение: факсимиле – печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг; факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой.

Из подобного толкования исходит и правоприменительная практика. Президиум ВАС РФ в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 отметил, что факсимиле представляет собой клише, т.е. точное воспроизведение рукописи документа, подписи средствами фотографии и печати.

Читайте также:  Процедура рассмотрения лишения прав

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи.

Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически неотличимую невооруженным глазом от собственноручно сделанной.

У читателей часто возникает вопрос: на какие документы можно ставить факсимиле, а на какие – нет? Но обо всем по порядку.

ГК РФ в ст. 160 четко очерчивает круг возможного применения факсимиле – это гражданско-правовые сделки2 и оговаривает условия, при которых собственноручную подпись можно заменить на факсимиле, а именно если такая возможность предусмотрена:

  • законом,
  • иным правовым актом,
  • соглашением сторон.

Фрагмент документа

Пункт 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Следует помнить, что в соответствии с п. 3 ст. 2 ГК РФ гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, которые основываются на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в т.ч. к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.

Когда использование факсимиле предусмотрено законом

Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи.

Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством.

При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.

Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).

Когда факсимильная подпись предусмотрена соглашением сторон

По общему же правилу для использования факсимиле в гражданско-правовых сделках сторонам необходимо оформить соглашение. Тогда документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.

  • Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен (за исключением порядка применения факсимиле для отдельной категории граждан, о которой мы сказали выше), то единственным основанием для его применения остается соглашение.
  • Если стороны заключили договор с помощью факсимиле, а соглашение об использовании факсимиле не подписали, то суд может признать такой договор:
  • – незаключенным3 или
  • – недействительным по причине несоблюдения формы договора4.

Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой5 и письмом МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи». Анализируя судебную практику и требования законодательства, приходим к выводу, что заключать соглашение необходимо.

Но тут возникает другой вопрос: а когда это надо сделать? Поскольку ст. 160 ГК РФ не конкретизирует, когда должно быть подписано соглашение сторон об использовании факсимильной подписи (до заключения или во время заключения договора), на этот счет существуют разные точки зрения юристов. Во избежание лишних рисков рекомендуем:

  • подписывать отдельное соглашение сторон до заключения договора. При этом само соглашение должно быть подписано собственноручными подписями руководителей, тогда уже договор может быть подписан их факсимильными подписями;
  • либо вы можете включить условие о признании факсимиле в договор, подписываемый собственноручными подписями, а начинать использовать факсимиле на последующих документах, фиксирующих ход исполнения этого договора.

Главное, чтобы договоренность об использовании факсимиле была «подписана» собственноручно ранее начала их применения.

Соглашение сторон можно оформить:

  • как отдельный документ (Пример 4) или
  • включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора (Пример 1).

Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы.

Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь на них такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а подписанные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств, что подтверждает и Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (ч. 3 ст. 75).

Фрагмент документа

Часть 3 статьи 75 «Письменные доказательства» Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации

3.

Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором.

Пример 1. Фрагмент текста основного рамочного договора, который подписывается руководителями организаций собственноручно, а все дополнительные соглашения, спецификации к указанному договору далее планируется подписывать факсимильными подписями других ТОП-менеджеров этих организаций. Данные договоренности фиксируются в самом договоре (с собственноручными подписями сторон)

Если компания планирует работать с контрагентом в рамках нескольких договоров, то соглашение об использовании факсимиле можно составить не для конкретного договора, а сразу для всех договоров, заключаемых с указанным контрагентом, в случае необходимости подписания их факсимиле.

Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

А что будет, если заранее оформить соглашение не успели? Или, еще один возможный вариант: прочитали эту статью, и поняли, что используемые вовсю факсимиле должным образом не легитимизированы. Ведь не хочется сидеть молча и дожидаться, пока не грянет как гром проблема наподобие этой:

Судебная практика. Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 17.12.2009 № ВАС-16259/09 по делу № А51-10436/2008-23-225

Высший Арбитражный Суд РФ отметил, что если договор не содержит условий, предусматривающих возможность использования факсимильной подписи при заключении соглашения о внесении в него изменений, то такое соглашение, подписанное факсимильной подписью, считается незаключенным, поскольку сторонами не была соблюдена его письменная форма.

Не является нарушением подписание сторонами отдельного соглашения об использовании факсимиле уже после заключения основного договора, если на это не было возражений сторон.

Судебная практика. Постановление ФАС Дальневосточного округа от 17.01.2007 по делу № А51-8443/2006-16-253

Суд обратил внимание на то, что соглашение о возможности применения факсимиле может быть подписано сторонами даже, что называется, «потом», т.е. после оформления документа, уже подписанного с использованием факсимиле, поскольку данным соглашением выражается воля сторон по рассматриваемому договору, и фактическое его исполнение устраняет сомнения в его незаключенности.

Если уж вы рискуете подписывать соглашение об использовании факсимиле после подписания договора, на котором оно проставлено (когда это единственная возможность легализации факсимиле после его обнаружения на договоре), то чтобы обезопасить себя, прямо укажите в соглашении:

  • что оно распространяется на отношения сторон, возникшие до его заключения, начиная с конкретной даты (даты заключения «проблемного» договора), и
  • укажите реквизиты договора, на котором уже красуется факсимиле (такая возможность предусмотрена п. 2 ст. 425 ГК РФ).

Пример 2. Формулировка в соглашении об использовании факсимиле, которая легализует факсимиле на ранее подписанном сторонами договоре

Стороны договорились, что действие Соглашения в соответствии с п. 2 ст. 425 ГК РФ распространяется на их отношения, возникшие с даты заключения договора поставки лекарственных средств от 12.12.2020 № 34/342ОС.

И хотя редкая судебная практика подтверждает возможность подписания соглашения после подписания договора (как в Примере 2), не рекомендуем ориентироваться на нее в своей работе.

Итак, на вопрос, можно ли подписать соглашение об использовании факсимиле после подписания договора, отвечаем так: не нужно рисковать! Но если уж попали в такую ситуацию, то «прикройте проблему тем, чем сможете».

Что делать, если оферта или акцепт договора выполнены факсимильной подписью, не предусмотренной соглашением сторон?

Кратко напомним, что процесс заключения договора складывается из двух этапов: оферты и акцепта. Оферта – предложение заключить сделку, в котором изложены существенные условия договора, адресованное определенному лицу (лицам).

Читайте также:  Надо ли регистрировать хозпостройки на земельном участке

Оферта может быть сделана в виде письма. Если ваша компания первой подписала договор и направила его контрагенту, то это тоже означает, что вы направили оферту. Контрагент, получив договор, подписывает его со своей стороны, т.е.

совершает акцепт – ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии.

Если вы получили акцепт своего предложения о заключении договора с контрагентом на определенных условиях, или контрагент вам прислал оферту, то следует внимательно посмотреть, какая подпись стоит в этих документах: собственноручная или факсимильная.

При отсутствии соглашения об использовании факсимиле с указанным контрагентом следует срочно направить ему письмо о том, что вы не согласны с таким способом подписания договора из-за нарушения требований ст. 160 ГК РФ.

И, конечно, постарайтесь не совершать никаких конклюдентных действий, пока не получите должным образом подписанный документ.

Когда оферт рассылается много, то частенько подписываются факсимиле, на акцептах они встречаются реже.

Уверена, что с такой ситуацией встречались многие читатели, нередко просто закрывая глаза на «случайно» обнаруженные факсимильные подписи. Но анализ судебной практики заставляет относиться к таким «случайностям» более внимательно, т.к.

 своевременное информирование контрагента об обнаруженной факсимильной подписи может в суде перевесить чашу весов в вашу пользу.

Судебная практика. Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2013 № 08АП-11607/12

ООО «Топливные ресурсы» (истец) заявил:

  • о ненадлежащем исполнении ОАО «Пурдорспецстрой» (ответчик) обязательств по оплате товара, полученного по договору от 01.12.2009 № П-04-12/09НП, заключенному с ООО «Цезий»;

Последствия применения факсимиле

Наверняка почти каждая организация сталкивалась с ситуациями, когда срочно требовалась подпись руководства. И именно в этот момент выяснялось, что директора сегодня не будет и никто из присутствующих не наделен правом подписи. Или другой пример: начальнику приносят на подпись стопку документов, вес которой измеряется килограммами. Что же делать? В подобных ситуациях выручит факсимиле.

Что такое факсимиле

Законодательного определения понятия факсимиле нет, а потому обратимся к словарям. Факсимиле называется точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом. В качестве оригинала может выступать рукопись, документ, подпись и т. д1. Как правило, под факсимиле принято понимать клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.

Единственным нормативным документом, хоть как-то устанавливающим применение клише подписи, является Гражданский кодекс РФ, в соответствии с которым при совершении сделок использовать факсимиле допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон2. Высококачественно выполненное факсимиле позволяет сделать оттиск подписи практически неотличимым от оригинала. Удобство же такой возможности неоспоримо: оперативность в решении проблем.

Легализуем применение

Как мы уже выяснили, закона о факсимиле нет, а, значит, при взаимодействии со своими контрагентами его использование нужно установить по взаимному согласию. То есть условие об использовании клише включить в текст договора.

Если же планируются длительные партнерские отношения, имеет смысл оговорить это в отдельном соглашении сторон.

Например: «Стороны допускают факсимильное воспроизведение подписей (факсимиле) уполномоченных на заключение сделок лиц с помощью средств механического или иного копирования, а также использовать факсимиле на иных необходимых документах, являющихся обязательными и необходимыми при проведении сделок. При этом факсимильная подпись будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица». В любом случае документы, заверенные подобным образом, могут быть предъявлены в суде в качестве доказательств совершения сделок.

Важно помнить, что само соглашение об использовании клише-печати необходимо подписать собственноручно.

По взаимной договоренности в документе можно предусмотреть проставление образцов личных подписей и их факсимильных воспроизведений. Бытует мнение, что это поможет избежать злоупотреблений со стороны недобросовестного партнера, например в случае использования иного клише в целях дальнейшего признания недействительности сделки.

Однако, по мнению автора, именно такая оговорка и может привести к указанным последствиям, поскольку стороны сами себя ограничивают в использовании конкретных экземпляров факсимиле. Им каждый раз придется сличать оттиск с образцом, указанным в соглашении, что порой возможно только путем проведения экспертизы.

Кроме того, в таком случае даже обычная утеря факсимиле сможет воспрепятствовать использованию иного клише.

В то же время, если указанные образцы не воспроизводить в соглашении и предусмотреть возможность использования факсимильной подписи руководителя без каких-либо оговорок, то любой из применяемых оттисков подписи будет иметь юридическую силу.

Организуем использование

Порядок использования и хранения факсимиле необходимо прописать в каком-нибудь локальном акте по организации, например положении. В нем следует указать перечень документов, на которых можно проставлять оттиск, определить лицо (категорию лиц) в обязанности которого будет входить обеспечение сохранности клише, а также несение ответственности за нарушение порядка его использования и хранения.

  • При грамотном составлении указанного положения и иных кадровых документов в случае нарушения должностным лицом порядка использования факсимиле, при котором организации наносится ущерб, возможно привлечение этого лица к материальной ответственности.
  • Ограничения для факсимиле
  • Следует иметь в виду, что гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.
  • Таким образом, применение факсимиле для оформления финансовых документов, налоговой отчетности, запросов или заявлений в государственные органы не представляется возможным. Это ограничение также распространяется:
  • на бухгалтерскую отчетность и первичные учетные документы;
  • платежные документы;
  • случаи оформления карточки с образцами подписей;
  • доверенности;
  • векселя.

Отдельного внимания заслуживает вопрос об использовании факсимильных подписей в счетах-фактурах. В этих документах, по мнению налоговой службы и Минфина РФ, не допустимо пользоваться факсимильным воспроизведением подписи.

Однако арбитражная практика на сегодняшний день в этом вопросе полностью на стороне налогоплательщика. Как указывают судьи, факсимиле является аналогом собственноручной подписи, и запрета на его применение при оформлении счетов-фактур законодательством не установлено.

Исключением могут быть лишь дела, в которых доказана недобросовестность действий организации.

Еще одним ограничением в использовании факсимиле является порядок оформления унифицированных документов по учету труда. В форме каждого из таких документов предусмотрено место именно для личной подписи руководителя.

По этой причине применение клише подписи в них запрещено. Отметим, что форма трудового договора унифицированным документом не является. Поэтому в данном случае однозначного мнения нет. Сторонники собственноручной подписи ссылаются на ст.

67 Трудового кодекса, согласно которой стороны должны подписать оба экземпляра трудового договора. Отсюда и делается вывод о невозможности применения факсимиле.

По мнению же автора, ни указанная формулировка, в частности, ни трудовое законодательство в целом не содержат запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора.

Кроме того, необходимо иметь в виду, что Госкомстатом утвержден государственный стандарт, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др).

Согласно этому правилу, в указанных документах должны стоять личные подписи должностных лиц. Иногда контролирующие органы ссылаются на нормы данного стандарта в обосновании своей позиции, например, в письмах или в арбитраже.

Здесь следует знать, что требования этого ГОСТа являются рекомендуемыми, что указано в самом стандарте. Поэтому им можно руководствоваться по собственному усмотрению.

  1. Что в итоге
  2. Представим выводы в виде таблицы, в которой приведем оценку правомерности использования факсимиле при составлении и оформлении различных видов документов.
  3.                   Вид документа                                          Использовать факсимиле
можно спорно нельзя
Гражданско-правовой договор (заключение, изменение, расторжение) +
Ведение текущей переписки (внутренней и с партнерами) + +
Бухгалтерская и налоговая отчетность +
Первичные документы +
Платежные документы +
Карточка с образцами подписей +
Доверенность +
Вексель +
Заявление в государственные службы +
Счет-фактура +
Унифицированные формы по труду +
Трудовой договор +
  • Журнал «В курсе дела» / Аборин Дмитрий Евгеньевич,
  • ведущий эксперт-консультант Департамента правовой поддержки компании ПРАВОВЕСТ

14:53 06.03.2006 Источник: http://www.klerk.ru/law/?44543

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *