Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

В этой статье мы предлагаем разобраться, кто должен и как правильно подписывать так называемый УПД со стороны покупателя при каждом получении, на что следует смотреть и т.д. Неверно подготовленные бумаги оказываются юридически недействительны. Наличие в них подписей — необходимый нюанс.

Он подтверждает, что пакет видели оба контрагента и согласны с содержанием. Этот бланк объединяет в себе несколько функций, поэтому к его оформлению стоит подойти серьезно. В этом материале мы будем изучать обязательные реквизиты и наличие прав на подпись, так как у всех сотрудников компаний разные полномочия.

Если распишется не тот работник, то придется все печатать заново.

Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

Что это такое

Это документ для передачи от продавца к клиенту, который требуется, чтобы зафиксировать завершение очередной хозяйственной операции. Его так называют, потому что в нем объединяется функционал и важные поля нескольких файлов — СФ и первички.

Главная цель — сократить и ускорить документооборот, избежать ошибок и ненужных задержек времени. Теперь входит в стандартный комплект данных для успешного завершения сделки. Его допускается использовать для целей налогообложения, что значительно упрощает процесс.

Заполнение всех или отдельных подписей в УПД — серьезная часть сделки. Этим бланком подтверждается, что все оформлено корректно, стороны с этим согласны, а бумага заполнена верно. Следует заранее уточнить, кто и где должен расписываться.

Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

Для каких целей может оказаться нужен

На основании этого файла заявляют налоговый вычет, ведут корректный бухучет, списывают возникшие затраты. С его помощью серьезно экономится время и силы сотрудников, уменьшается количество необходимых документов.

При продаже или отгрузке товаров теперь компания не собирает пакет документации из накладных, счет-фактуры и иных передаточных файлов. Все уже прописано на едином универсальном листе.

По факту это СФ, дополненная нужными строками, в частности, об отгрузке и приемке. Когда бумага будет корректно оформлена, ее можно будет отправлять в налоговую и контрагентам.

Главное — перед переходом на новую систему, то следует закрепить это в учетной политике. Все перемены важно внести до начала нового налогового периода.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Когда используется

Его допускается задействовать при совершении большинства актов хозяйственной жизни. Сюда можно отнести продажу, передачу имущественных прав, отгрузку, иные действия, связанные со сменой организации. Чаще всего его заполняют при:

  • поставках, подрядных работах;
  • сделках, в которых меняются владельцы имущества, продукции;
  • оформлении взаимодействия с посредниками.

Кроме того, некоторые виды деятельности ФНС отдельно расписала во втором приложении к письму. Этот документ является рекомендованным, но участникам процесса следует помнить, где нужно ставить подписи в УПД покупателю при получении, а продавцу при передаче. Корректное заполнение крайне важно.

Еще один нюанс — юридическое лицо может применять его по своему усмотрению. Например, перейдет на подобный документооборот только по одному виду сделок, а по остальным продолжит пользоваться стандартными СФ и иными первичными документами.

Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

Что указывать обязательно

Существует перечень полей, которые необходимо заполнять продающей стороне при использовании этой формы. Стандартный список реквизитов включает в себя:

  • наименование бланка;
  • дата, когда начали составлять;
  • названия организаций-участников или Ф.И.О. ИП;
  • в чем заключается операция;
  • результат совершения в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
  • ФИО и должность человека, который несет ответственность за операцию.

Так как он может заменять собой целый комплект документов и выступать в виде самостоятельной первичной документации, в нем есть еще один постоянный реквизит — статус. Их всего 2:

  1. Применяется как СФ.
  2. Как первичка для отчетности.

Во втором случае допускается не прописывать информацию про ставку, а также «код страны и ее название».

На вычет можно подавать при указанном «1» либо в случае, когда все нужные строки были прописаны, но случайно или по ошибке было написано «2».

Стоит отметить, что только в качестве СФ его заполнять не разрешается, в частности потому, что для этих целей необходимо отдельный статус, а его нет. Поэтому его следует рассматривать шире.

Правила подписания всех типов УПД со всех сторон у любого стандартного покупателя

Количество подписантов как от клиента, так и от продавца способно меняться. Кто должен ставить свою подпись, зависит от того, как в конкретной фирме распределены полномочия — кто отвечает за передачу товаров, подтверждает корректность произошедшего, пересчет по количеству и качеству. Предлагаем разобраться в этом ответственном моменте подробнее.

Неважно, какой статус, рекомендованными будут 2 подписи:

  • Руководителя компании. По факту глава предприятия вправе передать эту задачу специальному уполномоченному лицу, если он уверен в способностях подчиненного. Подобные разрешения следует задокументировать специальным внутренним актом, доверенностью или приказом. Без этого человек не должен касаться официальной документации.
  • Главного бухгалтера. Ситуация та же. Специалист может делегировать эту работу другому человеку, если это закрепят в учетной политике.

Обязательные и рекомендованные подписи в УПД от руководства со стороны поставщика

Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

Этот реквизит есть сразу в нескольких строчках:

  • в отделенной жирной рамкой части понадобится, чтобы расписались глава фирмы или подразделения и главбух, либо лица, которым они официально разрешили это;
  • есть место, где должен расписаться сотрудник, который отправил товар или выполнил услугу, вместе с его фамилией, инициалами и местом работы;
  • ниже — подписанты УПД, которые вправе составлять бланки в качестве первичной документации;
  • под ним графа для приемщика груза, который отвечает за внимательное и верное перемещение между предприятиями и внутри него от покупателя;
  • одно из последних полей для работника, который заверяет, что все было выполнено правильно.

Чтобы минимизировать вероятность ошибок, стоит установить на рабочие компьютеры специальное ПО. Оно оптимизирует многие процессы и сэкономит время сотрудников. Найти подходящее оборудование и софт можно в «Клеверенс». 

Кто, как и где имеет право подписывать УПД: что происходит у продавца при оформлении по заранее составленному образцу

Как мы уже говорили выше — обязательно наличие подписи главы предприятия или подразделения и главбуха либо людей, их заменяющих на законных основаниях, в разделе СФ.

Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

Когда заполняется строчка 10, то допускается не проставлять подписи в случае, если принимать груз и оформлять счет-фактуру имеет право все тот же человек. Тогда достаточно расписаться в разделе для СФ, а в поле 10 написать должность и ФИО.

В графе 13 реально не подписываться, если один и тот же гражданин будет принимать и отвечать за результаты.

Правила оформления и подписания всех УПД, которые рекомендуется соблюдать с привычной для любого покупателя стороны

После блока, в котором говорится о продавце продукции, есть несколько строчек, где пригодятся данные от клиента. В поле под номером 15 необходима подпись человека, который занимается приемкой, а также его должность и Ф.И.О.

В 18 указывается информация о лице, отвечающем за верностью формирования операции. Здесь разрешается не расписываться, если принимает и следит за корректностью один работник. Тогда хватит Ф.И.О. и занимаемого им места.

Следует проверять, насколько все органично, чтобы потом не возникало вопросов у налоговой инспекции. Сформировать бланк через торговую программу не тяжело, остается только в нужных местах обеспечить подходящие отметки.

Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

Правильность оформления УПД подписи со стороны продавца

От того, насколько безошибочно подготовлены файлы, зависит, насколько большой будет очередная проверка специалистами ФНС.

От поставщика или реализатора понадобится больше подписей, если у бумаги статус «1». В этом случае она выступает одновременно в качестве первички и СФ, поэтому необходимо минимум 3 участника от этого контрагента — руководитель, главбух и ответственный, который проверял отгрузку. В некоторых полях это может оказаться один и тот же работник, тогда можно просто указать Ф.И.О. в полях.

Во «2» статусе необязательно расписываться в блоке, который относится к СФ.

Где отмечается тот, кто заказал продукцию

В 15 поле требуется, чтобы расписалось лицо, которое принимает услугу или продукцию. Там же указывается Ф.И.О. и кем эта личность работает. Если от клиента (предприятия, заказывающего выполнение работ/услуг) будет обозначен директор или иное руководящее звено, то можно в строке 18 вписать только Ф.И.О. и кем служит.

Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

Отражаем исполнителей

Если вы задались вопросом, какие могут оказаться необходимы подписи в УПД от реализаторов, то для них тоже есть свои поля.

Для этого бланка это 13 блок. Здесь должен отметиться мастер, который имеет право составлять подобные бумаги в виде первичных. Этот человек обязательно проявляется и отражается в документации.

Это товароведы, которые отвечают за погрузку и проверять качество укладки, или бухгалтер, который допустил к отправке груженый автомобиль. Требуется вписывать того специалиста, который имеет непосредственное отношение к произошедшему акту хозяйственной жизни организации. Единственный нюанс — ему требуется соответствующий доступ и разрешение от начальства.

Где ставится подпись в УПД и у кого есть такое право

Место, где будут расписываться разные стороны, закреплено в бланке и не меняется от одного файла к другому.

Общий вид только рекомендован, но блок, в котором содержатся реквизиты для счета-фактуры нельзя удалять или пропускать. Его следует заполнять по всем правилам. Первым это будет делать продавец и его представители.

Они фиксируют, что все загружено и подготовлено, пересчитано, соответствует требованиям закона и в полном соответствии с договором.

Когда груз попадет к приобретателю, то его работники обязаны будут все перепроверить по количеству и качеству, поставить соответствующие отметки. Как мы уже говорили выше, всем участникам сделки следует иметь полномочия, чтобы расписываться, иначе документ потеряет юридическую силу.

Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

Где должны стоять обязательные и рекомендованные подписи в УПД от лица водителя в образце и с привычной для покупателя стороны

Никто не заставляет организации пользоваться этой бумагой, в их доступе любая первичка. А если ее применяют, то это еще не значит, что понадобится подпись экспедитора. Чаще это зависит от фирмы и ее внутренних распоряжений. Если руководство считает это нужным, то в бланке будет строчка специально для шофера. Обычно это касается грузов, которые транспортируют с пломбами.

Читайте также:  Как отказаться от права собственности на земельный участок?

В остальном необходимо проверить, отметились ли:

  • кто выполнял отгрузку;
  • отвечающий за корректное оформление от имени продавца;
  • кто принимал ТМЦ;
  • ответственный за правильность подготовки у выгодоприобретателя.

Главное — не забыть о реквизитах. Все остальные строки могут быть на усмотрение составителя.

Печать

Мы изучили, где в УПД должен проверить данные и расписаться покупатель, а где — грузоотправитель. Теперь стоит разобраться, а нужно ли заверять бланк.

По закону это необязательно. В пункте 5 статьи 169 указан полный перечень реквизитов, без которых нельзя работать. И этого элемента в нем нет. Более того, наличие синей круглой рамки не является важным параметром как для счета-фактуры, так и для первички.

Есть нюанс — если участники сделки пришли к мнению о том, что все будут проставлять печать и полное наименование организации, то им не придется заполнять строки 14 и 19. Но это действует лишь для компаний, которые планируют длительное сотрудничество, при этом после каждого дня менять шаблон они не собираются.

Какие документы заменяет

Выше мы говорили, как правильно подписать УПД покупателю и продавцу. Осталось разобраться, вместо чего может использоваться этот файл.

Главная цель этого бланка — использоваться взамен целого комплекта. Он с легкостью объединяет в себе строки для счета-фактуры и разнообразной первички. А возможность создавать дополнительные поля делает его действительно универсальным. По факту это СФ с добавленными к ней графами про отгрузку и приемку.

Кроме того, допускается отправлять его не только контрагенту и клиенту. Можно сформировать и отправить в налоговую. Важно не забыть сначала зафиксировать его в учетной политике, а потом — не менять шаблон, использовать одну форму.

Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

По законодательству каждая компания может самостоятельно выбирать, как им работать. То есть фирма способна так взаимодействовать только с одним контрагентом или их группой, либо оформляет подобные файлы для всех по своему желанию.

Именно для того, чтобы определить полномочия бумаги, у нее есть статус. Об этом мы уже говорили выше. Напоминаем, что следует проверять, что стоит на документе — 1 или 2.

Особенно актуально использовать УПД фирмам, которые оказывают услуги и одновременно продают товары или продукцию. С его помощью можно отказаться от оформления акта выполненных работ в сочетании с СФ.

Разработали и предложили это специалисты ФНС. Она помогает значительно сократить количество документации, которые необходимо безошибочно подготовить и передать на подпись клиенту.

Она носит рекомендательный характер, поэтому допускается дополнять ее другими важными для компании строчками, чтобы не формировать отдельные бланки из-за 1-2 граф.

Все можно объединить и один раз организовать шаблон, которым будет пользоваться предприятие при взаимодействии с контрагентами.

Это неплохой файл и для предпринимателей, которые находятся на упрощенке. Несмотря на то что они не создают и не выставляют счет-фактуры, им разрешается пользоваться УПД. Только желательно внимательно отнестись к заполнению всех строк, особенно к статусу. Там может стоять только цифра «2».

Итоги

Мы рассмотрели, кто подписывает универсальный передаточный документ (УПД) со стороны продавца или поставщика, сколько и где подписей должно быть.

Изучили нюансы и нормы, которыми необходимо руководствоваться, чтобы правильно вести предпринимательскую деятельность. Обычно компания регулярно выполняет одинаковые операции, а значит, первичку и СФ можно автоматизировать и создать шаблоны.

Это минимизирует вероятность ошибок и значительно упростит работу специалистам фирмы.

Количество показов: 19819

Доверенность на право подписи документов: как оформить, образец

Доверенность на право подписи различных документов предназначена для подписания доверенным лицом документов в организациях и учреждениях. Оформляется данный вид доверенности в простой письменной форме.

В соответствии с ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.

В этой публикации мы расскажем обо всех нюансах оформления доверенности на подпись документов.

Что такое доверенность на право подписи документов?

Документом, который подтверждает полномочия представителя действовать от имени юридического лица, является доверенность.

Она нужна в каждом случае, когда от имени компании выступает лицо, не являющееся ее законным представителем.

Без доверенности вправе действовать только ее руководитель или иной представитель, имеющий на это право в соответствии с уставом организации, учредительными документами или в силу закона.

Виды доверенностей на право подписи документов

Перечень должностных лиц, которые имеют право заверять подписью деловые бумаги компании, должен быть прописан в организационных документах фирмы. Чаще всего в этот перечень входит руководитель и ряд сотрудников, которых он наделил соответствующими полномочиями.

Устав организации закрепляет список этих полномочий и определяет порядок их делегирования подчиненным. Как правило, данная процедура может быть осуществлена двумя базовыми способами:

  • издание приказа о распределении полномочий;
  • оформление доверенности на осуществление определенных действий от имени организации.

Право заверять подписью деловые бумаги фирмы предоставляет доверенность на право подписи документов, выдаваемая сотруднику. Действие доверенности может быть распространено на весь корпус деловых бумаг компании,  а может быть ограничено только определенными видами деловой документации. Это могут быть акты, договоры или накладные.

Статьи с 185 по 189 Гражданского кодекса Российской Федерации посвящены определению содержания доверенности. Законом закрепляются основные положения данного  документа и правила их оформления.

Срок действия — это основное отличие перечисленных выше доверенностей друг от друга. Специальная и разовая доверенность дают право на однократное выполнение какой-либо процедуры. Соотвественно, после выполнения этой процедуры данная деловая бумага утрачивает свою силу.

Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

Кто и в каких случаях выписывает доверенность?

Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

  • Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
  • Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
  • А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Кто вправе подписывать первичные учетные документы?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

Требует ли нотариального удостоверения передовериезаместителем генерального директора руководителям филиалов права подписи первичных документов?

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

  • учредительные документы организации;
  • должностная инструкция;
  • локальные нормативные акты;
  • приказ;
  • распоряжение;
  • доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

Ип один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Как составить приказ на право подписи счетов-фактур?

Подпись по доверенности

ВАЖНО! Образец доверенности на право подписи от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

  1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
  2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
  3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
  4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.

о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа.

Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

  • связанных с банковскими расчетами;
  • различных ведомостях;
  • кадровых бумагах;
  • декларациях;
  • счетах-фактурах;
  • кассовых документах;
  • договорах, которые нужно регистрировать;
  • доверенностях.
Читайте также:  С какой суммы начинается уголовная ответственность за кражу: оценка мелкого воровства, виды ответственности и состав преступления, классификация и компенсация ущерба

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

  • в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
  • между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

  1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
  2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
  3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Подпись временно исполняющего обязанности руководителя: образец

В зависимости от способа замещения временно отсутствующего руководителя подпись его дублера на документе будет разной (пишется замещаемая должность или «родная»).

Мы объясняем, чем отличаются штатное заместительство, временный перевод и совмещение должностей, а также каким составом документов это оформляется (тогда вы сможете понять разницу и доказать всем заинтересованным лицам тот факт, что документ подписан уполномоченным дублером). Поясняем и особенности временного выполнения обязанностей уволенного руководителя.

Кроме того, вы разберетесь с приставками «и.о.», «вр.и.о.», «за» и косой чертой перед должностью, на каких документах можно поставить факсимиле. Поймете, как внести исправления в сведения о подписанте, если перепечатать проект документа перед подписанием невозможно (как грамотно зачеркивать и удостоверять это).

В обычном порядке в оформлении реквизита «Подпись» нет совершенно ничего сложного – указания п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 весьма просты. Лицо, которое имеет полномочия подписывать данный документ:

  • сначала указывает свою должность (от границы левого поля),
  • ставит личный росчерк,
  • затем – его расшифровку в виде инициалов и фамилии.

Если подписывается документ, изготовленный на бланке организации, то должность в подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования организации, которое уже фигурирует вверху на бланке) – см. Пример 1. Если же подписывается иным способом изготовленный документ, то в должности необходимо указать наименование ­организации – см. Пример 2.

Оформление подписи на бланке организации

  Форма М-29. Отчет о расходах материалов в строительстве

Оформление подписи не на бланке организации

Врио по трудовому кодексу рф

Трудовой Кодекс Российской Федерации в ст. 60.

2 говорит о совмещении профессий, увеличении количества возлагаемых трудовых функций, расширении зоны влияния, а также отдельно отмечает вопросы, касающиеся исполнения обязанностей работника, который временно отсутствует, но не освобожден от работы по трудовому договору. Эта статья введена в ТК на основании Федерального закона от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ.

Ст. 151 ТК РФ позволяет сотрудникам соглашаться на предложенную им дополнительную работу в придачу к основным обязанностям за прибавку к оплате.

Кадровики обычно понимают под ВРИО исполнение дополнительных трудовых функций вместе с основными обязанностями согласно подписанного трудового договора как по той же, так и по иной должности, предусматривающее дополнительное вознаграждение.

Поводы для введения сотрудника для ВРИО

Отсутствие сотрудника на работе, когда потребуется его временная замена, может быть вызвано различными причинами:

  • любой отпуск (ежегодный, декретный, за свой счет, для обучения и т.п.);
  • командировка;
  • больничный лист;
  • возложение общественных или государственных обязанностей (избирательная комиссия, занятость в качестве присяжного и пр.);
  • любые другие обстоятельства неявки на работу, в том числе и не выясненные.

Три вещи, без которых невозможно ВРИО

Для того, чтобы замена работника была законной, нужно одновременное соблюдение трех условий.

  • Письменное соглашение сторон. Без письменно оформленного согласия сотрудника (допсоглашения) работодатель не может привлечь его к замене другого работника.
  • Приказ по организации. Любой вариант замены должен быть оформлен приказом руководителя по учреждению, проведенного обычным порядком.
  • Назначение доплаты за дополнительный труд. Временная замена должна быть оплачена сверх обычного вознаграждения занятого сотрудника. Размер законом не оговаривается, он может рассчитываться любым способом, удобным работодателю, на который согласен работник.

К СВЕДЕНИЮ! Подпись работника об ознакомлении с приказом не является законодательным обоснованием оформления замены. Необходим и дополнительный документ, специально оформляющий согласие обеих сторон, то есть и п.1, и п.2 должны быть в наличии, не исключая и не заменяя друг друга.

Временно исполняющий обязанности и исполняющий обязанности — в чем отличие?

В делопроизводстве для обозначения работника, которому принадлежит право подписи на документах вместо официально назначенного руководителя, используются два сокращения: и.о. и врио.

То есть, исполняющий обязанности и временно исполняющий обязанности. Но в законодательстве упоминания о них не содержится. Нет и единого мнения, как правильно писать подобные сокращения.

Правовые основы

Поручение одному из сотрудников выполнение обязанностей ответствующего по различным причинам коллеги в дополнение к его собственным регламентировано ст. 60.2 ТК РФ. Для этого с работником заключается соответствующее соглашение и издается приказ о поручении дополнительной работы.

Ограничений на выполнение по такой схеме обязанностей руководителя в статье нет. Но оно есть в подзаконном акте, точнее в Разъяснении Госкомтруда СССР от 1965 г., которое действует до сих пор.

В нем сказано, что такое совмещение допускается только в том случае, если на временно порученную должность руководитель назначается вышестоящим органом.

Это не единственный вариант временного закрытия руководящей вакансии. На нее можно:

  • оформить перевод (ст.72.2 ТК РФ);
  • переместить сотрудника (ст. 72.1 ТК РФ);
  • принять кого-то по срочному договору (ст. 59 ТК РФ).

Однако во всех этих случаях есть один небольшой нюанс. Такие работники не будут считаться исполняющими обязанности руководителя. Они и будут руководителями. Что и должно соответственно отражаться в документах. Следовательно, к нашему случаю эти варианты не относятся.

В каких случаях применяется ио

Исполняющий обязанности назначается в том случае, когда должность руководителя освобождается. Причин может быть много:

  • личное желание прежнего руководителя;
  • решение учредителя или вышестоящего начальства;
  • перевод руководителя на другую должность;
  • и т. д.

Независимо от причины, следствием является открытие вакансии руководителя. На подбор подходящего кандидата требуется определенное время. Но производственные и управленческие процессы ждать не могут, их требуется оформлять соответствующими распорядительными документами. Поэтому выполнение обязанностей руководителя в полном объеме поручается другому лицу. Как правило, это первый заместитель.

https://www.youtube.com/watch?v=G0Wrd0aipxA\u0026t=184s

До утверждения его в должности на постоянной основе или до назначения на нее более подходящей кандидатуры, такой работник считается исполняющим обязанности главного лица компании.

Такое назначение официально оформляется дополнительным соглашением и приказом. А вот запись в трудовой книжке о таком назначении не делается.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Правильное употребление

В нормативных документах нет расшифровки приставок к должностям «врио» (пишется обычно с маленьких букв, с большой — недопустимо) и «и. о.».

Сокращённо это значит «временно исполняющий обязанности» и «исполняющий обязанности». Данные понятия означают, что человек будет работать на должности другого сотрудника.

Когда первоочередные задачи будут выполнены, его могут вернуть на прежнее место.

Если разобраться, то понятия отличаются только уточнением временного промежутка. Различия заключаются в следующем:

  • Если руководство ещё не успело назначить на вакантную должность подходящего человека, то для замещающего используется «и. о.».
  • Когда сотрудник отсутствует временно, применяется приставка «врио».
  • В некоторых компаниях приняты свои правила использования таких терминов. В этом случае во время совмещения пользуются именно ими.

Указанные сокращения и понятия почти не отличаются друг от друга, но в документах необходимо применять правильное слово. Написать врио перед подписью нужно человеку, который заменяет должностное лицо на временной основе.

После этого он возвращается на своё рабочее место. В дополнительном договоре обязательно указываются обязанности и размер оплаты труда (при условии того, что всё исполнено). В трудовой книжке запись об этом не проставляется.

Также существует поручение, которое должно оформляться приказом. В нём прописывается точный срок или же фраза «на период отсутствия». В первом случае дата возвращения начальства известна, а во втором — нет. Право подписи переходит к замещающему лицу.

Во время появления вакантной должности к заместителю постоянно нужно приписывать «и. о.». Это происходит до тех пор, пока не будет официального утверждения кандидата. Обычно и. о. становятся заместители. Оформление сопровождается изданием приказа, составлением дополнительного договора и назначением оплаты. В этом случае в трудовой книжке тоже ничего не прописывается.

Должность сотрудника не меняется

Итак, как правильно оформить подпись временно исполняющего обязанности? Все просто. Из-за того, что на сотрудника возложены обязанности директора, его должность, указанная в штатном расписании, не меняется. Поэтому при заключении договоров замещающий директора сотрудник указывает свою должность. Никаких «И.О», «ВРИО», «Исполняющий обязанности», подписывая договор, указывать не нужно.

  • Предлагаем ознакомиться: НДФЛ: исполняем обязанности налогового агента || Обязанность налогового агента по уплате ндфл
  • Для большей наглядности предлагаем пример, как ставить подпись временно исполняющему обязанности.
Читайте также:  Как принудить владельце сайтов удалить недостоверную информацию.

Косая черта перед подписью — как ее понимать?

В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

Наталия Гуренкова, эксперт «УНП»

В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

Договор подписал заместитель

Традиция ставить черту перед подписью заместителя существует уже давно. И так же давно она находится за рамками правового регулирования.

Еще в 1988 году Главархив СССР разъяснил, как быть, если отсутствует должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа. В приказе от 25.05.

88 № 33 архивное ведомство установило, что в подобной ситуации в документе необходимо указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Исправления можно внести чернилами или машинописным способом (например: «и.о.», «зам.»).

Но недопустимо подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Сегодня действует еще один стандарт по оформлению документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации*. Правда, в этом стандарте ни слова не сказано о том, как должен подписаться заместитель. Но это не значит, что косая черта узаконена. Ведь приказ Главархива № 33 никто не отменял, и он продолжает действовать на территории РФ.

  • Поэтому в соответствии с действующими правилами делопроизводства заместителю необходимо поставить свою подпись и сделать ее расшифровку, если он визирует документ вместо генерального директора.
  • Но как быть, если в бухгалтерию поступит договор, который со стороны контрагента подписан с косой чертой?
  • Работа над ошибками

Сама по себе косая черта не лишит договор силы. Но если не будут указаны фамилия и должность лица, который его подписал, суд может решить, что это неустановленное лицо (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.07.02 № КГ-А40/4377-02).

Контрагенты могут отказаться исполнять обязательства по такой сделке, ее могут не признать и налоговики. Это особенно неприятно если речь идет о договоре, по которому компания собирается учесть расходы для целей налогообложения прибыли и применить вычет по НДС.

Если вы получили договор с «косой чертой» от контрагентов, то необходимо попросить партнеров подтвердить полномочия лица, поставившего визу. В качестве подтверждения подойдет доверенность или, например, распорядительный документ о назначении лица исполняющим обязанности руководителя.

Целесообразно предложить партнерам все же оформить сделку по действующим правилам. А именно: вписать в договор фамилию и должность лица, подписавшего договор, и ссылку на реквизиты документа, которым лицо уполномочено на совершение сделки.

Лучше всего, если к договору будет приложена копия такого документа.

Есть еще один вариант. Если контрагент в последующем одобрит сделку, из-за косой черты можно не беспокоиться. О том, какие именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57.

Партнера можно считать одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права и обязанности по сделке и т. д.

Особо о счетах-фактурах

Еще один важный документ, на котором должен ставить подпись руководитель: счет-фактура (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Что делать, если к вам поступит счет-фактура с косой чертой перед подписью? Как выяснила «УНП», в отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России считают, что сама по себе косая черта перед должностью руководителя не приведет к отказу в вычете НДС.

Вместе с тем необходимо проверить, соответствуют ли требованиям налогового законодательства остальные условия, относящиеся к оформлению подписи. В пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что подписать счет-фактуру может любое уполномоченное лицо. Полномочия можно передать приказом по организации или доверенностью от имени организации.

Договор, правила составления. Личная подпись в договоре: правила и последствия. | Электронный помощник секретаря (ЭПС)

Договор, правила составления. Личная подпись в договоре: правила и последствия.

Сам термин «договор» употребляется в различных значениях. Под договором понимают и юридический факт, лежащий в основе обязательства, и само договорное обязательство, и документ, в котором закреплён факт установления обязательственного правоотношения.

В предусмотренных законом случаях договором может быть признан определенный официальный документ, содержащий сведения относительно происшедших обстоятельств. Согласно ст. 448 ГК, имеет силу договора протокол о результатах торгов, который подписывают в день проведения аукциона или конкурса лицо, выигравшее торги, и организатор торгов.

В толковом словаре «Договор» имеет следующие определение: Соглашение, обычно письменное, о взаимных обязательствах.

Успех любой коммерческой сделки во многом зависит от того, насколько юридически грамотно составлен лежащий в ее основе договор. Более того, многие судебные процессы между участниками гражданско-правовых отношений обусловлены именно неграмотно составленными договорами, на основании которых развиваются и зачастую заходят в тупик партнерские отношения сторон.

Лица, полномочные подписывать договоры от имени юридического лица.

Согласно  п.1. ст.53 ГК РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами.

На основании данной нормы, совершать сделки от имени юридического лица,  и подписывать договоры,  при помощи которых опосредуются совершаемые сделки, имеют право органы юридического лица, которым в соответствии с законом и уставом   предоставлены соответствующие полномочия.

Так в соответствии с п.3. ст.40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки.

Иногда в учредительных или иных локальных документах юридического лица может быть  предусмотрено, что  договоры от имени общества должны быть подписаны двумя лицами (например, директором и главным бухгалтером). В этом случае, при отсутствии подписи второго лица, договор не может считаться заключенным  надлежащим образом.

  • Таким образом, подписывать договоры от имени организации имеют право лица, которым полномочия  предоставлены:
  • а) уставом (как правило – директор);
    б) доверенностью (при условии, что доверенность составлена в надлежащей форме и выдана полномочным лицом);
  • в) законом.
  • Следует иметь в виду, что в отношении формы некоторых сделок  законом установлены дополнительные требования.

Так, согласно п.3 ст.7 Закона о бухгалтерском  учете  без подписи  главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Важно!  Подписание документа (договора) следует отличать от визирования (согласования) договора с иными лицами (работниками организации  или «внешними»  третьими лицами).

Визирование может иметь двоякое значение:

1. Согласование текста документа и содержащихся в нем условий с компетентным лицом.
2. Виза в значении «ознакомлен».

Важно! Согласование проводится до окончательного подписания  документа.

Лицо,  наделенное полномочиями подписывать от имени юридического лица договоры, не всегда может обладать всем комплексом  необходимых знаний. В связи с этим возникает необходимость в привлечении   компетентных третьих лиц (проводится согласование).

Согласование документа проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам. Необходимость в согласовании документа может возникнуть в том случае, если составление документа нуждается в  специальных знаниях.

Согласование может проводиться как внутри  организации, так и вне ее.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным (-ми) лицом (-ами). Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

  1. Виза согласования может проставляться несколькими способами:
  2. 1)     Визы могут проставляться на экземплярах документов ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа.
  3. 2)   Проекты документов могут визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
  4. 3)    На отдельном листке согласования, который прикладывается в к проекту документа.

При этом следует иметь в виду, что проставление визы согласования не означает, что договор заключен. Договор повлечет для организации юридические  последствия только после его подписания лицо, наделенным соответствующими полномочиями (например, директором общества).

В соответствии с правилами делопроизводства (Государственный стандарт РФ Унифицированная система организационно-распорядительной документации, Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.

30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03 марта 2003 г.

N 65-ст) в состав «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Директор ООО «ЭПС»             Личная подпись            Г.Р. Дидык

или на бланке:

Директор               Личная подпись              Г.Р. Дидык

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института                Личная подпись         Л.А. Петрова

Главный бухгалтер                 Личная подпись          И.Л. Николаева

  • При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
  • Заместитель директора                                     Заместитель директора
  • по научной работе                                             по научной работе

Личная        А.Л. Петров                                   Личная   К.И. Гайдук

  1.   подпись                                                             подпись
  2. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
  3. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии         Личная подпись        А.Л. Ивушкин

Члены комиссии                     Личная подпись        И.С. Валеев

                                                 Личная подпись        М.И. Петрова

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *