Приëм на работу — один из ключевых моментов трудовых правоотношений, ведь несоблюдение требований закона в самом начале может повлечь за собой непоправимые последствия в будущем.

Особая ответственность здесь ложится на плечи нанимателя: именно он должен потребовать от кандидата обязательные к предъявлению документы, проявить принципиальность в случае отсутствия хотя бы одного из них, правильно организовать процесс трудоустройства.

Какие документы должен предъявить гражданин при трудоустройстве

Закон запрещает нанимателям при приëме нового сотрудника истребовать у него нерегламентированные документы. Он устанавливает закрытый перечень необходимых бумаг. Именно этому вопросу посвящена ст. 65 ТК РФ.

Основные и обязательные документы при приёме на работу — трудовая книжка, паспорт и страховое свидетельство

Условно документацию для трудоустройства можно разделить на две группы — обязательные (для всех) и дополнительные (для особых категорий новых сотрудников) бумаги. В первую группу закон включает:

• гражданский паспорт;
• трудовую книжку;
• свидетельство пенсионного страхования.

Важно понимать, что у тех лиц, кто пришëл на свою первую работу, трудовой книжки и указанного выше свидетельства быть не должно и не может — оба этих документа в соответствии с установленными правилами заводит первый наниматель. Кроме того, в случае утраты одного из этих документов кандидатом по его заявлению работодатель должен завести (оформить) новый.

Если гражданин поступает на работу по совместительству, его трудовая книжка хранится у основного нанимателя, и оригинал этого документа предоставлять на второй работе он не обязан.

Запись о совместительстве по общему правилу не делается, но по желанию работника и в случае предоставления им справки соответствующую отметку могут сделать сотрудники отдела кадров по основному месту трудовой деятельности.

Дополнительные документы для устройства на работу:

• военный билет — для лиц, имеющих воинские обязанности (мужчин и некоторых женщин, к примеру, медицинских работников);
• документы, подтверждающие образовательный уровень, специализацию и квалификацию, если требованиями к должности предусмотрено наличие специальных познаний, навыков и умений;
• справки об отсутствии судимости, фактов привлечения к административной ответственности за нарушения, связанные с наркотиками и психотропными препаратами — для лиц, устраивающихся на службу, требованиями к которой установлены соответствующие условия;
• другая документация, если необходимость еë предоставления установлена законами или постановлениями Правительства.

Довольно часто наниматели просят кандидата предоставить несколько своих фотографий. Это связано с необходимостью оформления личного листка по учёту кадров и удостоверения.

Личный листок работник заполняет перед приёмом на работу, в этом документе он указывает некоторые личные и профессиональные данные, важные для нанимателя

Особенности документального оформления иностранцев

На территории РФ поступать на работу могут сразу несколько категорий иностранцев:

• постоянно здесь проживающие — имеющие вид на жительство;
• временно проживающие (с визой или без визы).

У представителя каждой из этих категорий граждан при приëме на работу необходимо затребовать особый документ — разрешение на работу или патент, выданные миграционной службой. Помимо паспорта родного государства, такой гражданин предоставляет вид на жительство или миграционную карту, свидетельство о добровольном медицинском страховании (ст. 327.3 ТК РФ).

Правила проживания и труда иностранцев подробно регулирует Федеральный закон 115 от 25.07.2002.

При приёме на работу мигрантов необходимо скрупулёзно соблюдать требования действующего законодательства

Медосмотр

По общему правилу прохождение медосмотра при приëме на работу не является обязательным требованием. Тем не менее ТК РФ устанавливает целый перечень исключений из этого правила. Так, наниматель под страхом административной ответственности не вправе принять на работу сотрудника, не прошедшего медицинский осмотр, если он:

• является несовершеннолетним;
• будет трудиться в условиях, признанных в установленном порядке вредными и небезопасными;
• собирается работать в пищевой промышленности, области общественного питания или торговли;
• будет трудиться на транспорте или в области водоснабжения;
• принимается в коллектив медицинских работников;
• будет работать в детском учреждении;
• трудится на Крайнем Севере;
• устраивается на работу в качестве спортсмена.

Если необходимость прохождения медосмотра установлена, работодатель до заключения трудового соглашения выдаëт гражданину направление в медицинское учреждение, с которым, как правило, у него заранее заключëн договор. Оплата осмотра может производиться как за счëт средств нанимателя, так и за счëт работника (смотря какие условия на этот счëт содержатся в ЛНПА компании).

Организация может самостоятельно разработать бланк направления на медосмотр

В зависимости от ситуации (каковы основания, по которым требуется прохождение медосмотра, каковы особые условия для конкретной профессии или должности), в комиссию могут включаться различные узкопрофильные специалисты-медики. В любом случае пройти придëтся сразу нескольких врачей.

Порядок приëма на работу

Приëм на работу — процесс многоэтапный. Начинается он с «неофициальной» части — обсуждения всех условий будущего труда между сторонами — работником и нанимателем. Нередко проводится собеседование или конкурс. Далее следует медосмотр и подача пакета документов. Трудоустройству могут также предшествовать:

• проверка кандидата службой безопасности предприятия;
• согласование кандидата непосредственным начальством;
• согласование в вышестоящих учреждениях.

Приказ о приёме на работу издаётся путём заполнения и подписания бланка формы Т-1

Официальная же часть трудоустройства состоит из следующих стадий:

1. Подача заявления. Этот этап прямо не предусмотрен законом, другими словами — отсутствие документа нарушением считаться не будет. Тем не менее на практике заявление составляется довольно часто. Форма документа свободная (организациями могут устанавливаться собственные образцы заявлений). Документ может визироваться всеми заинтересованными службами (как вариант — с указанием предложений по условиям труда). Руководитель, уполномоченный принимать сотрудников (как правило, это директор, действующий на основании устава компании, или руководитель филиала, действующий на основании доверенности), проставляет на заявлении итоговую резолюцию с указанием отделу кадров оформить соответствующий приказ.

   Заявление о приёме составляется в свободной форме с соблюдением основных правил деловой переписки

2. Ознакомление вновь принимаемого сотрудника с коллективным соглашением компании, ПВТР и другими локальными НПА под расписку. Наличие этого этапа — обязательное требование ст. 68 ТК РФ, посвящённой оформлению приёма на работу.

   Отметка об ознакомлении работником делается на специальном, приложенном к коллективному договору или ПВТР листе ознакомления

   Перед заключением трудового соглашения указанные документы обязательно должны быть предоставлены для ознакомления уже согласованному кандидату для того, чтобы он был осведомлён о существующих в компании локальных правилах и условиях, гарантиях и компенсациях. Подписывая же трудовое соглашение, новый сотрудник соглашается с их соблюдением.

3. Заключение трудового контракта. После того как стороны трудовых правоотношений достигли определённых договорённостей относительно условий труда и приняли их, подписывается закрепляющий эти соглашения документ — трудовой договор. Этот документ достаточно подробно регламентирован трудовым законом — ст. 57 ТК РФ определяет обязательные к включению в него условия, ст. 58 ТК РФ содержит общие условия о сроках действия договора, ст. 67 ТК РФ — устанавливает форму для соглашения. Договор в обязательном порядке подписывается сотрудником и уполномоченным лицом компании, на документе проставляется круглая печать организации. При этом по одному экземпляру соглашения остаётся как в организации, так и у работника для того, чтобы каждая сторона в случае разногласий могла предъявить другой (или в суде) доказательства собственной правоты.

   Последний лист трудового договора обязательно подписывается обеими его сторонами и скрепляется круглой печатью организации

4. Издание приказа. Вслед за заключением соглашения и на его основании (ст. 68 ТК РФ) компания, принимающая сотрудника, должна создать об этом распорядительный документ — приказ. В приказе обязательно указываются персональные данные сотрудника, данные о должности, форме и размере оплаты труда, режиме труда. Приказ составляется в соответствии с единой унифицированной формой Т-1.

   Для издания приказа достаточно лишь заполнить и подписать унифицированную форму Т-1

5. Знакомство сотрудника с распорядительным документом — обязательный этап, предусмотренный той же 68-й статьёй ТК РФ. Предъявить сотруднику документ для ознакомления отдел кадров должен в трёхдневный срок с даты начала его труда на предприятии. На приказе сотрудник также собственноручно ставит письменную отметку об ознакомлении.
6. Заполнение анкеты, автобиографии, карточки Т-2, личного листка по учёту кадров — дополнительный этап процедуры приёма. Каждая организация вправе разработать собственные анкетные документы для вновь принимаемых сотрудников. Кроме того, на каждого работника в организации ведутся карточки формы Т-2.

   Карточка формы Т-2 — документ, содержащий основные личные и профессиональные сведения о сотруднике

7. Внесение записи о приёме в трудовую книжку сотрудника — одна из важнейших обязанностей нанимателя. Запись вносится по правилам, установленным Постановлением №225 от 16.04.2003.

   Перед внесением записи о приёме необходимо написать полное официальное наименование организации-нанимателя

Тонкости оформления приёма в особенных ситуациях

Сталкиваясь с необходимостью документально оформить приём сотрудника, многие наниматели испытывают затруднения в следующих ситуациях:

1. Трудоустройство на неполное трудовое время (день или неделю). Документальное оформление в таком случае формально ничем не отличается. Лишь в трудовом соглашении и приказе необходимо отметить эту особенность.
2. Трудоустройство к ИП или в ООО. Процедура приёма к нанимателям различных организационно-правовых форм абсолютно идентична.
3. Трудоустройство студентов. Как правило, они устраиваются работать на неполное трудовое время. Если кандидат-студент достиг совершеннолетия, то его приём следует производить по правилам, описанным в п.1.
4. Трудоустройство бывших государственных служащих. Если такой гражданин в течение двухлетнего срока устраивается на работу в компанию, которой ранее непосредственно или опосредованно управлял, он сам и/или наниматель должны об этом сообщить бывшему работодателю (ст. 64.1 ТК РФ).

Видео: документальное оформление приёма сотрудника

Приём сотрудника — юридически важная процедура, подробно отрегулированная законом о труде.

Нанимателю важно знать последовательность совершения действий и их форму для того, чтобы работник усвоил все существующие в компании правила, условия, гарантии.

Другими словами, соблюдение правил оформления приёма призвано обезопасить компанию от беспочвенных претензий со стороны коллектива, а также от обоснованных предписаний уполномоченных государственных органов.

• Ольга Бурачëнок
• Распечатать

Оформление сотрудника на работу — пошаговая инструкция

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

• “Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.
• Заявление
• Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.
• Дата, подпись.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно.

Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники.

Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

• наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
• коды деятельности по ОКВЭД;
• наименование медучреждения, в которое направляется работник;
• ФИО работника и наименование должности;
• указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
• перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”.

Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности.

Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

1. В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:
2. “Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
3. Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Этап четвертый — заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

• размер оплаты труда;
• должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
• кому непосредственно подчиняется работник;
• испытательный срок, если он есть;
• должностные обязанности;
• прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них.

Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели.

После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день.

И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18.

Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам.

А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник.

В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства.

Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция.

Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования.

Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно.

Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника.

Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу.

После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор.

Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты.

После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда.

Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор.

Это и будет договор аутсорсинга.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите.

Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях.

А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Прием на работу сотрудника

Ни одна компания в мире не может обойтись хотя бы без одного наемного работника. Ведь кто-то должен составлять отчёты, подписывать договоры, платить налоги и осуществлять платежи.

Не зависимо от должности такого сотрудника, отношения между ним и фирмой должны быть оформлены официально. Часто большие компании пренебрегают этим правилом.

И себе же во вред – рано или поздно контролирующие органы накажут за это.

Перед приемом сотрудника на работу может понадобиться пройти определённую процедуру, например: собеседование, конкурсный отбор на должность, тестирование на соответствие профессиональным требованиям и обязанностям, медосмотр и т.д.

Такую информацию, как правило, указывают в описании к вакансии или сообщают соискателю лично. На этом же этапе компания захочет проверить, не имеет ли будущий сотрудник ограничений на занятие отдельными видами деятельности (ст. 351.

1 Трудового кодекса РФ).

Список запрашиваемых документов при трудоустройстве

Компания и потенциальный сотрудник могут заключить между собой гражданско-правовой или трудовой договор. Если в первом случае речь идет о непродолжительных отношениях или разовых сделках между сторонами, то при найме персонала в штат всегда подписывается только трудовой договор.

Прием сотрудника-гражданина РФ на работу оформляется на основании таких обязательных документов:

• оригинала паспорта;
• трудовой книжки. Если на предыдущем месте работы она велась в электронном, а не в бумажном виде, то нужно будет предоставить информацию о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК России). Если же человек устраивается на первое место работы, и трудовой договор будет заключаться впервые, указанные документы не подаются;
• документации воинского учёта (её подают только военнообязанные и призывники);
• копии СНИЛС;
• данных о наличии специальных знаний или необходимой подготовки (если, к примеру, будущий сотрудник должен будет выполнять определенные виды работ, специфические функции или высококвалифицированные виды работ при вступлении на должность, выполнение задач на которой требует от исполнителя определенной квалификации либо специальных навыков);
• документа об образовании (полученной специальности / специализации);
• при приеме на должность, которая, согласно Трудовому кодексу РФ или другому специальному законодательству, сопряжена с ведением деятельности, к осуществлению которой допуск лиц с судимостью, или лиц, преследуемых уголовным законом запрещен – соответствующей справки из МВД.

Перечень указанных выше документов не является исчерпывающим. В некоторых случаях работодатель может потребовать предъявления дополнительных сведений либо информации, установленных Трудовым кодексом, специальным законодательством или иными нормативными актами.

Если соискатель отвечает требованиям к работнику при приеме на работу, которые установил работодатель, успешно прошел собеседование и получил согласование на должность, он передает оригиналы указанных выше документов сотруднику отдела кадров или другому уполномоченному лицу.

Информация из них также переносится в личную карточку сотрудника, после чего оригиналы возвращаются их владельцу. Трудовая книжка передается организации-работодателю. Данные о ней заносятся в Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним (форма документа предусмотрена Постановлением Министерства Труда 10 октября 2003 г. No69).

Согласно трудовому законодательству (ст. 64.1 ТК РФ), новый работодатель должен уведомить предыдущего о приеме на работу бывшего гослужащего в срок, равный 10 календарным дням, следующим за днем заключения трудового договора или договора ГПХ (ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ).

В ряде случаев процесс приема на работу включает также прохождение соискателем медосмотра. Так, лица, которым на момент трудоустройства не исполнилось 18 лет, а также другие граждане в случаях, установленных специальным трудовым законодательством или другими нормативными документами, при подписании трудового договора обязаны пройти обязательный медосмотр.

Документальное оформление сотрудника на должность

Процедура приема на работу сотрудника в штат компании выглядит следующим образом:

1. Получение заявления. Очень часто до официального зачисления работника в штат компания просит его написать письменное ходатайство о приеме на работу. Однако это, согласно общим правилам трудоустройства, не является обязательной частью оформления при приеме на работу. Исключение – соискатели на должность в государственной или муниципальной организации.

Заявление пишут в свободной форме, на имя руководителя. При этом у каждой компании, как правило, есть свой образец, утверждённый внутренней нормативкой. Готовый документ подлежит регистрации в установленном работодателем порядке, например в Книге регистрации обращений сотрудников.

2. Ознакомление сотрудника с внутренними нормативными документами компании. К ним относят коллективный договор (если есть), правила внутреннего трудового распорядка, правила и техника безопасности, должностные инструкции и т.д.

Перечень самых важных внутренних нормативных документов, которые должен изучить сотрудник, часто включают в трудовой договор. Как и фразу о том, что его подписанием он подтверждает факт ознакомления с нормативными актами предприятия.

В связи с тем, что действующий Трудовой кодекс РФ прямо не регулирует порядок ознакомления сотрудника с обязательной нормативкой компании, на практике применяют и другие форматы. Один из них — подписание специалистом ознакомительного листа к каждому такому внутреннему акту. Как это будет происходить в вашем случае, уточните у работодателя перед заключением трудового договора.

3. Трудовой договор. Этот документ подписывается сторонами — работодателем и сотрудником — в простой письменной форме, чаще всего в двух экземплярах. В нём фиксируются основные (ч.ч.1-2 ст. 57 ТК РФ) и дополнительные условия (ч.4 ст. 57 ТК РФ).

4. Подписание договора о полной материальной ответственности (МО). Этот документ заключается при приеме на работу нового сотрудника исключительно в случаях, установленных специальным законодательством.

Так, он может быть подписан только с лицом, которому уже исполнилось 18 лет, и которое будет иметь прямое отношение к обслуживанию или использованию денежных средств, товарно-материальных ценностей или других активов компании.

Виды работ, категории сотрудников, с которыми следует заключать договоры о материальной ответственности, а также их типовые формы утверждаются в порядке, предусмотренном действующим трудовым законодательством РФ.

ВАЖНО! Одновременное подписание трудового и договора МО избавит работодателя и потенциального сотрудника от недоразумений в будущем.

Так, работник, который прошел процедуру приема на работу и подписал первый — трудовой — договор, может отказаться в последующем от подписания второго — договора о полной МО.

 Он может сослаться на то, что это с ним на собеседовании не обсуждалось, и если бы он знал об этом раньше, то не стал бы трудоустраиваться в эту организацию.

Принуждение к подписанию также может стать непреодолимым препятствием и для работодателя, который предоставляет доступ сотруднику к материальным и иным ценностям в связи с выполнением последним специального функционала, предусмотренного его должностной инструкцией.

Подписанные договоры (трудовой и МО) регистрируются в соответствующих реестрах (книгах или журналах). По одному экземпляру работодатель под подпись «экземпляр договора получил собственноручно» передает сотруднику, вторые – оставляет на хранение у себя.

5. Приказ о назначении на должность. При приеме на работу работодатель обязан выдать приказ, который не противоречит положениям подписанного сторонами трудового договора.

После этого сотрудника знакомят с ним под подпись. На это компании, согласно закону, отводится не более 3-х дней с момента, когда служащий приступил к исполнению своих обязанностей.

Регистрируют приказ в соответствующем журнале регистрации.

6. Внесение информации в трудовую книжку. По действующему законодательству о труде, работодатель должен вести электронные трудовые книжки на каждого штатного сотрудника, для которого работа на этом предприятии является основной, и который проработал у него более 5 дней. Исключение составляют работодатели-физлица, которые не зарегистрированы в качестве ИП.

Данная норма законодательства о труде не распространяется на случаи, когда трудовая книжка на сотрудника не ведётся. Информацию о трудовой книжке вносят в Книгу учёта движения этих документов и вкладышей к ним. Трудовую книжку регистрируют в момент передачи её работником своему работодателю.

7. Формирование личной карточки сотрудника. Со всеми записями, которые заносятся в трудовую книжку (о вступлении в должность, переводе, увольнении и т.д.), её владельца знакомят под подпись в личной карточке, так как в ней повторяются внесённые в трудовую записи. Регистрация личной карточки проходит в порядке, установленном самой компаний.

8. Принятие на работу нового сотрудника завершается его включением во внутренние нормативные документы фирмы. К ним относят Табель учёта рабочего времени и расчёта заработной платы, а также другие обязательные документы.

Порядок действий работодателя после принятия на работу первого сотрудника

После того, как Вами в штат компании будет оформлен первый сотрудник, необходимо будет регулярно выполнять следующие действия: вести учёт отработанных им дней, начислять и дважды в месяц выплачивать заработную плату, осуществлять расчёт налогов и обязательных взносов, регулярно предоставлять отчёты по персоналу в установленные законом сроки. Так, к примеру, отчёт по форме СЗВ-ТД подается не позднее дня, следующего за днём приема или увольнения сотрудника.

Если вы не готовы сами заниматься этими вопросами, то смело можете отдавать эту рутину специалистам нашей компании. 

Все кадровые вопросы мы берем на себя — налоги, документы, приемы и увольнения!

• Трудоустроим сотрудников и рассчитаем им зарплату.
• Оформим отпуск или выплату по больничному листу.
• Проконсультируем по вопросам привлечения иностранных работников и поможем уведомить ФМС.
• Подготовим все кадровые документы и вовремя отправим отчетность.

Если Вы только хотите принять нового сотрудника иностранного гражданина, то читайте нашу статью, в которой разобраны нюансы касающиеся приема иностранных граждан.

Прием на работу: порядок оформления, пошаговая инструкция

Прием на работу — это официальная процедура, требующая от организации выполнения регламентированного трудовым законодательством порядка действий. Это касается вопросов подготовки документов, издания приказа о трудоустройстве и т.д.

Оформление на работу по Трудовому кодексу

В 10 и 11 главе Трудового кодекса регламентируется процедура трудоустройства. Помимо этого, действуют следующие законы:

• ПП РФ № 225 и постановление Минтруда № 69 — регламентируют процесс обработки персональных данных претендента на трудоустройство и определяют правила заполнения трудовых книжек;
• Постановление комитета статистики № 1 — определяет перечень форм бланков личной карточки, приказов на зачисление и других документов, а также правила их заполнения.

Несоблюдение предписаний законодательных актов влечет последствия в виде взысканий как для работника, так и для ответственных лиц фирмы.

Порядок оформления сотрудника

Порядок приема на работу требует выполнения следующей последовательности действий:

1. Подачи заявления о приеме на работу.
2. Подготовка и подача документов.
3. Прохождение комиссии при приеме на работу (если требуется).
4. Ознакомление с должностными обязанностями и локальными нормативными актами организации.
5. Подписание трудового договора.
6. Издание приказа о зачислении на работу и внесение записи в трудовую книжку.

После выполнения этой инструкции кадровая служба регистрирует заключенный договор.

Написание заявления

Чтобы оформить гражданина как официального члена коллектива, руководителю организации требуется получить от него основание для заключения договора найма. Таковым является заявление.

Соискатель может составить его в произвольной форме, придерживаясь общепринятых условий ведения деловой переписки.

Отсутствие заявления не является ограничением при приеме на работу: законодательство позволяет производить зачисление на основании трудового договора.

Получение необходимых документов от кандидата

Условия приема на работу по ТК обязывают кандидатов предъявлять:

• паспорт или любой другой документ, идентифицирующий личность;
• трудовую книжку (если ее у сотрудника нет, то оформлением занимается работодатель);
• свидетельство номера индивидуального лицевого счета в ПФР (СНИЛС);
• для мужчин — призывное свидетельство или военный билет;
• диплом, аттестат или другие подтверждения имеющегося образования.

Некоторые места работы требуют от граждан предоставления дополнительных документов. Например, учителям, поварам, рабочим с пищевой продукцией и т.д. вдобавок к основному набору требуется предъявлять санитарную книжку.

Ознакомление с локально-нормативными актами

Положения 61 статьи обязывают руководителей знакомить своих будущих сотрудников при поступлении на должность с действующими в компании нормативными актами. В их число входят:

• должностная инструкция;
• документ, регламентирующий распорядок режима работы на предприятии;
• коллективное соглашение и т.д.

Подписание трудового договора

Следующий шаг — подписание соглашения между гражданином и организацией, регулирующего основные вопросы организации труда. ТК РФ не предусматривает унифицированного бланка для его составления.

Главное требование — документ должен заполняться в двух экземплярах, после чего один отдается на хранение гражданину, другой остается в отделе кадров компании и прикрепляется к личному делу работника.

Некоторые особенности будущей деятельности кандидата на должность могут обязывать работодателей дополнительно уведомлять о факте заключения трудового соглашения другие учреждения. Например, при трудоустройстве иностранного гражданина перед заключением договора руководитель обязан уведомить об этом управление Федеральной миграционной службы.

Одновременно с основным документом также может заключаться договор о материальной ответственности.

Приказ о приеме на работу

Ответственное за прием нового персонала лицо организации составляет и издает приказ о зачислении на должность. Таковым может являться глава кадровой службы, непосредственно сам руководитель или любой другой работник, наделенный требуемыми полномочиями.

ТК не запрещает использовать самостоятельно разработанные организацией бланки, однако все они должны содержать те же поля и данные, которые присутствуют в регламентированных формах.

Внесение записи в трудовую книжку

В соответствии с информацией, указанной в содержании статьи ТК РФ под номером 66, каждая компания, имеющая в штате наемных сотрудников, обязана вести их трудовые книжки. В них прописываются факты приема на работу и прекращения деловых отношений. Каждая запись оформляется по типу:

• порядковый номер;
• запись о трудоустройстве;
• реквизиты документа, на основании которого выполняется процедура;
• дата.

ВАЖНО! Обязанность по ведению книжек сотрудников действительна для всех работодателей.

Оформление на работу переводом из организации

Статья 72.1 ТК предусматривает возможность приема на работу в порядке перевода с других предприятий. Эта процедура несколько отличается от вышеописанной тем, что в процессе зачисления сотрудника на должность принимают участие три стороны: текущий работодатель, потенциально новый и непосредственно сам гражданин.

Процедура инициируется через приглашение на трудоустройства от новой организации. Далее гражданин подает ходатайство о переводе, после чего текущий руководитель оформляет документальное согласие или же отказывает в переводе.

Вам может быть интересно: Увольнение в связи с переводом в другую организацию

Если же инициатором перевода выступает текущая организация-работодатель гражданина, то для успешного выполнения процедуры его руководитель должен получить согласие на смену места работы от самого сотрудника.

Прием сотрудника на работу: 14 шагов

Прием на работу — процедура, без которой не обходится ни один работник. Эта процедура превращает просто гражданина в работника компании. Как происходит превращение? Давайте посмотрим.

Шаг 1. Принятие решения о приеме на работу

Во многих компаниях приему работника предшествует многоступенчатая система собеседований, тестов, сбора рекомендаций. Проверяйте работника как считаете нужным, не нарушая его права. Например, не забудьте взять его согласие на получение персональных данных от предыдущих работодателей.

Шаг 2. Проведение медосмотра (если предусмотрено законодательством)

Категории лиц, подлежащих медосмотру, перечислены в различных нормативных актах. Проверьте, не обязаны ли вы направить кандидатов на работу на предварительный медосмотр. И если обязаны — выдайте направление на медосмотр. После окончания медосмотра получите у работника медицинское заключение о том, что противопоказаний для работы не выявлено.

Шаг 3. Проверка документов

Работник явился для оформления на работу. Обязательно проверьте, в порядке ли его документы:

• Паспорт.
• Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
• Трудовая книжка (или  сведения о трудовой деятельности).
• Документ воинского учета (для военнообязанных).
• Документ об образовании или наличии специальных знаний (если требуется).

Для некоторых категорий требуются и иные документы, например, справки об отсутствии судимости (педагоги), справку с основного места работы (совместители во вредных условиях), и т.д.

Шаг 4. Заполнение анкеты (не обязательно)

Нередко в кадровых службах практикуют заполнение анкеты, автобиографии. Предлагайте анкету, если вам это удобно, законодательством это не предусмотрено.

Шаг 5. Заключение трудового договора

А вот трудовой договор с работником компания обязана заключить не позднее трех рабочих дней со дня допущения до работы (ст. 67 ТК РФ), при этом трудовой договор должен содержать обязательные сведения и обязательные условия (ч.1 ст. 57 ТК РФ). Отсутствие трудового договора грозит внушительным штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ.

Шаг 6. Заключение договора о материальной ответственности (при необходимости)

Если в должностные обязанности работника входит непосредственное обслуживание материальных ценностей (например, продавцы, кассиры, кладовщики, экспедиторы), то заключите с ними договоры о материальной ответственности, иначе вы не сможете взыскать с сотрудников ущерб в случае недостачи.

Шаг 6. Издание приказа о приеме на работу

На основании трудового договора оформляется приказ о приеме на работу. Такой приказ оформляется по форме № Т-1 или по собственной форме, разработанной компанией.

Шаг 7. Оформление трудовой книжки

Работодатель обязан вести трудовые книжки на работников, кроме (ст. 66 ТК РФ):

• Работник проработал менее 5 дней.
• Работник —  совместитель.
• Дистанционный работник с согласия работника (ст. 312.1 ТК РФ).
• В случае, если работник отказался от ведения трудовой книжки в бумажном виде.

Заполните трудовую книжку согласно Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Шаг 8. Оформление личной карточки