Сокращение численности работников – один из эффективных способов уменьшить расходы или снизить темпы производственной деятельности, если продукт организации перестал приносить достаточную прибыль. В статье мы расскажем, как избежать ошибок при сокращении штата работников.

Если работодатель решил сократить численность работников, ему необходимо учесть все нюансы этого сложного процесса. Допущенные ошибки не снижают, а, напротив, значительно увеличивают расходы на персонал.

Например, суд может восстановить работника на работе и обязать работодателя выплатить ему средний заработок за все время вынужденного прогула (ст. 394 Трудового кодекса РФ, далее – ТК РФ), а также возместить моральный ущерб (ст. 237 ТК РФ). При этом работодатель обязан оплатить все судебные расходы (ст. 88 Гражданского процессуального кодекса РФ).

Кроме того, если работник обратится за защитой своих прав в инспекцию труда, при неправильном оформлении сокращения работодателю грозит административная ответственность по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Рассмотрим типичные ошибки, которые совершают работодатели, оформляя сокращение штата.

1. НЕПРАВИЛЬНО СОСТАВЛЯЮТ УВЕДОМЛЕНИЕ О СОКРАЩЕНИИ

Предупреждая работников о сокращении, необходимо учесть все требования закона, а также сложившуюся практику, чтобы снизить в дальнейшем риск споров. Рекомендуем оформить уведомление о сокращении численности (штата) работников. Чем подробнее будет составлен документ, тем меньше вопросов, непонимания и раздражения он вызовет у работников (Пример 1).

2. РАБОТНИКОВ НЕ УВЕДОМЛЯЮТ О СОКРАЩЕНИИ ИЛИ УВЕДОМЛЯЮТ С НАРУШЕНИЯМИ

Важный нюанс – о сокращении должны быть предупреждены абсолютно все сокращаемые работники и в срок.

Согласно части второй ст. 180 ТК РФ работодатель обязан в письменной форме предупредить работников под роспись об их сокращении не менее чем за два месяца до увольнения.

Если работник отказывается ознакомиться с уведомлением или расписаться об ознакомлении с ним, то работодателю придется прочитать уведомление работнику вслух и составить акт, в котором должны расписаться два-три работника, присутствовавшие при ознакомлении (Пример 2).

Однако в сроках уведомления работника есть исключения.

Уведомление за несколько дней.

Например, если с работником заключен срочный трудовой договор сроком до двух месяцев, то о сокращении его нужно предупредить в письменной форме не менее чем за три календарных дня (часть вторая ст.

292 ТК РФ). Работника, который занят на сезонных работах, о сокращении следует письменно предупредить не менее чем за семь календарных дней (часть вторая ст. 296 ТК РФ).

Уведомление при болезни и отпуске. Если работника необходимо уведомить о сокращении, а он находится в отпуске или на больничном, лучше дождаться его выхода на работу и вручить уведомление лично. Но если это дистанционный работник либо руководство требует известить работника несмотря на отпуск?

В этом случае нужно отправить уведомление о сокращении по всем известным адресам нахождения работника ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (Пример 3). Датой уведомления считается дата получения работником ценного письма.

Если работник доступен по телефону, стоит позвонить ему и рассказать о необходимости получить уведомление. Причем сделать это нужно по громкой связи и при свидетелях. Разговор нужно зафиксировать актом (Пример 4). Подобный акт говорит о добросовестности работодателя и подтверждает, что он сделал все возможное, чтобы уведомить работника о сокращении.

3. НЕ ПРЕДЛАГАЮТ ВСЕ ПОДХОДЯЩИЕ ВАКАНСИИ

Если в организации имеются вакансии, их следует предлагать сокращаемому работнику (если они подходят ему по квалификации и состоянию здоровья) по мере их появления в течение двух месяцев, пока действует срок предупреждения об увольнении в связи с сокращением (часть третья ст. 81 ТК РФ).

Нередко суды восстанавливают работников именно из-за того, что им предложили не все вакансии. Суды тщательно проверяют, совпадают ли должности в штатном расписании и в предложениях о вакансиях (см., например, Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 02.02.2015 по делу № 33-949/2015, А-9).

• Предлагать нужно не только должности, соответствующие квалификации работника, но и нижестоящие.
• ВОПРОС В ТЕМУ
• Нужно ли предлагать вакантную вышестоящую должность?

Дополнительные обязанности — что это такое и как их оформить

13 ноября

5051

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Дополнительные обязанности могут появиться, когда работник длительно на больничном и некому исполнять его работу. При технологизации производства возникла необходимость в работе с новым программным обеспечением — это тоже расширение обязанностей. Они регламентируются разными статьями ТК и по-разному оформляются.

Станьте специалистом в области режимов работы и учета рабочего времени после нашего курса.

Часто встречается недопонимание — какие дополнительные обязанности вправе ввести работодатель без изменений в трудовом соглашении. Администрация может увеличить нагрузку работника, если она не выходит за рамки основного функционала.

В последнее время в судебной практике закрепился подход, согласно которому, как увеличение, так и уменьшение функционала работодателем не считается изменением трудовой функции, если не изменился характер работы. Осуществляются такая корректировка на основании ст.

74 ТК, но можно дополнительные обязанности на работе закрепить соглашением сторон.

Важно! В Постановлении Конституционного Суда РФ от 28.11. 2019 г. № 37-П указано на недопустимость введения обязанностей, изменяющих существующую трудовую функцию.

Работодатель вправе изменить должностную инструкцию, если она оформлена как отдельный документ. Если должностные обязанности работника являются неотъемлемой частью трудового договора, изменить их без согласия работника невозможно.

Совет При изменении положений должностной инструкции проследите за тем, чтобы не изменилась трудовая функция!

Если функционал перечислен в соглашении, заключаемом при приеме на работу, дополнительные обязанности работника будут считаться внесением изменений в условия трудового договора. Здесь вступает действие ст.

72 ТК, которая говорит, что любой пересмотр условий труда оформляются путем подписания дополнительного соглашения. Ст.

74 предоставляет необходимый перечень оснований, позволяющих внести изменения в функционал работника при назначении ему дополнительных обязанностей, если он не согласен.

Если изменения в должностной инструкции не коррелируются с трудовой функцией, применение ст. 74 ТК исключается. Даже если коррекция условий трудового договора обусловлена организационными и технологическими причинами, основной характер работы должен оставаться без изменений.

Примеры Внедрение программного обеспечения в библиотеку не изменяет трудовую функцию библиотекаря. Работодатель не может обязать библиотекаря делать уборку помещения в конце рабочего дня — обязанность уборщика выходит за рамки трудовой функции библиотекаря.

Намного проще расширить круг обязанностей сотрудника, если должностная инструкция оформлена отдельным документом. Если необходимо конкретизировать функционал, ввести дополнительные должностные обязанности, связанные с характером работы, согласие работника не нужно.

Как оформить возложение дополнительных обязанностей на работника? Для правильного утверждения произведенных изменений необходимо оценить содержание работы. Если дополнительные трудовые обязанности не выходят за рамки основной профессиональной нагрузки, они оформляются как:

• расширение зон обслуживания — может вводиться, если должность предполагает осуществление работ на определенных участках;
• увеличения объема работ — поручение работнику выполнения большего объема работ при утвержденных нормах выработки.

Совет Ст. 60.2 позволяет таким же образом возложить на работника обязанности сотрудника, который временно отсутствует.

Также возможно совмещение — когда подразумевается выполнение дополнительной работы в другой должности. Такой труд предполагает дополнительную оплату, а также письменное согласие работника. В нем должны быть предусмотрены сроки исполнения дополнительных обязанностей и их объем.

Как работник, так и руководитель — оба имеют право отказаться от выполнения / поручения добавочной работы. Для отказа надо письменно предупредить другую сторону за три рабочих дня.

Трудовой кодекс не обязывает составлять приказ о возложении обязанностей. Однако это целесообразно для кадрового учета. Необходимо подготовить договор с дополнительными обязанностями, в котором указать сроки, конкретный вид поручаемой работы, ее объемы и вознаграждение.

Также работник должен выразить свое явное согласие с увеличением объема работ. Это может быть его заявление работодателю или подпись в соответствующем документе.

Как работник сможет согласиться на выполнение дополнительных обязанностей:

• написать заявление с просьбой поручить ему выполнение этой работы;

• непосредственный руководитель обращается к администрации с просьбой возложить на сотрудника обязанности в порядке совмещения. На заявлении работник расписывается в своем согласии.

Приказ пишется в свободной форме. Обязательно указываются:

• какая деятельность поручается и причины возложения;
• на какой срок оформляется выполнение доп обязанностей;
• какие дополнительные функции содержит поручаемая работа;
• размер оплаты.

Важно! Если есть особые условия, они также указываются, например, материальная ответственность при исполнении обязанностей кассира.

Выбрать оптимальные системы оплаты труда для разных категорий работников вы сможете после прохождения нашего дистанционного курса. По окончании вы получите удостоверение о повышении квалификации.

1. Скачать образец заявления о возложении дополнительных обязанностей
2. Докладная о возложении обязанностей скачать
3. Скачать образец приказа о возложении
4. Скачать примерное дополнительное соглашение о совмещении

 

Распределение обязанностей в бухгалтерии

Организовать эффективную работу бухгалтерской службы — одна из самых нетривиальных задач как в бизнесе, так и при любых других формах хозяйствования. Часто можно наблюдать, что на предприятии, начиная с обеда, бухгалтеры красят ногти и раскладывают пасьянс «Косынка».

В то же время, на других позициях, или в другой организации специалисты, не поднимая головы, трудятся во внеурочное время. Как организовать рациональное распределение обязанностей работников бухгалтерии, чтобы увеличить производительность этого участка, рассказываем ниже.

Как определить объем работы бухгалтерии

Всегда очень сложно определить, чем вызваны частые переработки бухгалтера — завышенным объёмом работ, недостаточной квалификацией, неумением распределить свое рабочее время, личностными качествами (ленью, медлительностью, отсутствием сообразительности и т. д.). Для одного сотрудника ведение 200 единиц основных средств может казаться непосильной ношей, а для другого и 20 000 не предел.

Для установления истинных объемов проводимых операций необходимо произвести нормирование труда. Практикуются несколько методов такого нормирования:

1. Предоставить главному бухгалтеру право самостоятельно определить объемы работ для каждого сотрудника или участка бухгалтерии. Этот метод распространен, но его эффективность вызывает сомнения. Главный бухгалтер может быть прекрасным специалистом, головокружительно представлять интересы компании в спорах с налоговыми органами, контрагентами и государственными структурами. При этом он может быть тираном, или наоборот — слишком лояльным к своим подчиненным, а также совершенно не разбираться в нормировании труда и подсчету временных затрат.
2. Внедрить подходящие по роду деятельности предприятия уже разработанные нормативы. Изучением этой проблемы занимаются как научные институты («ВНИИ Труда и социального страхования» Минтруда России, Академия Плеханова), так и отраслевые организации, производящие расчет норм согласно специфике своего производства. Этот метод гораздо эффективней и объективней, чем первый. Однако каждый хозяйствующий субъект имеет свои нюансы деятельности, о которых самый уважаемый институт знать не может и не обязан.
3. Самостоятельно разработать нормативы труда. Суть заключается в том, что замеры временных затрат руководители производят внутри предприятия. Сделать это можно следующими способами:
   • При помощи специальных программ. В этом случае сотрудник не знает о проверке, и есть возможность отследить эффективность его работы, а также измерить время на выполнение одной операции (заполнение платежного поручения, например).
   • С использованием секундомера, в присутствие сотрудника.
   • Полагаясь на устный или письменный ежедневный отчет сотрудника о проделанной работе и затраченном времени на него. Следует учитывать, что чем больше бухгалтер вовлечен в установление норм для него самого, тем мягче они будут.
   • Привлечение сторонних специалистов-нормировщиков, ежедневно исполняющих такие замеры, или передача этой работы в аутсорсинговую компанию. При этом методе главная проблема — выбор специалистов или компании с высоким уровнем компетенции и благонадежности. Если выбор сделан правильно, то беспокоится руководителю уже не о чем.

Важно!

Самостоятельное определение объемов работ — процесс трудоемкий и сложный. Работа бухгалтера неоднородная.

Оформление платежной ведомости занимает приблизительно одинаковое количество времени, тогда как формирование товарных накладных зависит от количества имеющихся в ней позиций.

Поэтому нормы труда бухгалтера-материалиста или бухгалтера-расчетчика определить сложно. Все больше организаций доверяют этот фронт работ профильным компаниям.

Организация бухгалтерского учета на предприятии

Как распределить обязанности в бухгалтерии

Определив объёмы и нормы работ, необходимо разработать штатное расписание.

При определении численности бухгалтерии следует учитывать факторы:

• перечень продуктов, которые производит участок;
• количество действий, связанных с их выполнением;
• эффективность использования рабочего времени (на этот параметр влияют уровень автоматизации процессов, трудовой дисциплины и мотивации сотрудников).

Главный бухгалтер, сторонний специалист или компания должны обоснованно определить штат бухгалтерии, разработать должностные инструкции, установить обязанности каждого из сотрудников по определенным объектам учета. Работник, претендующий на ту или иную позицию, проходит аттестацию, а по ее итогам либо занимает место, либо увольняется.

Организация внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета

Еще со времен Советского Союза за каждым специалистом (или группой специалистов) закрепляется участок работ в зависимости от объекта учета.

Так, в бухгалтерии могут быть созданы должности бухгалтера материального стола, бухгалтера по начислению и расчету заработной платы, бухгалтера по ведению учета основных средств, кассира или счетовода-кассира.

Главный бухгалтер занимается, как правило, налоговой отчетностью и составлением баланса на основе данных синтетического учета всей бухгалтерии. Кроме того, главбух осуществляет общее руководство бухгалтерской службой.

Иногда функции объединяются, иногда разделаются на несколько сотрудников, в зависимости от объема работ. Такая структура бухгалтерии действует сегодня на большинстве предприятий.

Пример распределения обязанностей в бухгалтерии

  Для закрепления ответственных за тот или иной участок учета издается приказ о распределении обязанностей между сотрудниками бухгалтерии.

Скачать образец приказа о распределении обязанностей в бухгалтерии

Для создания эффективного подразделения мало иметь в штате первоклассного главбуха, опытных расчетчиков, аудитора, специалиста по налогообложению, IT-специалиста и юрисконсульта и т.п. Необходимо, чтобы сотрудники:

• обладали высокими компетенциями в областях налогового, финансового, трудового и бухгалтерского права;
• имели опыт успешного прохождения налоговых и аудиторских проверок;
• знали внутренние распорядки, правила налоговых органов и других государственных структур, с которыми приходится соприкасаться по ходу деятельности предприятия;
• имели навыки оптимизации налоговой нагрузки предприятия законными способами (+ аргументированно обосновывали налоговое планирование перед ФНС);
• умели спроектировать оптимальную систему для автоматизации учета;
• имели опыт успешного создания бухгалтерской службы (желательно нескольких).

Конечно, обладать всеми этими знаниями и умениями один бухгалтер не может по определению, для этого нужен целый штат сотрудников. Но не каждая фирма может позволить себе узкопрофильных специалистов, поэтому у руководителя ООО есть два варианта — время от времени привлекать внешних экспертов. Второй вариант — обратиться за помощью в бухгалтерскую компанию.

Например, в 1C-WiseAdvice в штате есть специалисты самых разных профилей: бухгалтеры, аудиторы, специалисты по налоговому планированию, делопроизводители, кадровики и пр. Каждый из них имеет не только безупречную теоретическую подготовку, но и внушительный опыт работы именно по своему направлению.

Найти квалифицированных специалистов, произвести оптимальное распределение обязанностей между работниками бухгалтерии, разработать четкий функционал для всех сотрудников участка, произвести нормирование труда, автоматизировать процессы — многозадачная цель.

Конечно, можно приложить все усилия, чтобы самостоятельно создать эффективную бухгалтерскую службу, которая будет работать на благо бизнеса. Но, как показывает практика, для большинства компаний это задача неподъемная.

Потому что постоянно «выскакивают» препятствия, например, финансовые возможности не позволяют нанять крутого специалиста или внедрить современное ПО, у руководства нет желания «раздувать» штат ради создания должности «налогового консультанта», сотрудники в принципе не понимают термин «эффективная бухгалтерская служба» и чем она полезна бизнесу.

Мы сравнили, какой вариант ведения бухгалтерского учета приносит бизнесу больше пользы:

Штатная бухгалтерияАутсорсинговая компания

цели учета и цели бизнеса, как правило, расходятся	бухгалтерский учет ориентируется на специфику организации и бизнес-цели руководителя компании
небольшие компании не могут позволить себе (или не видят необходимости) привлечение узкопрофильных специалистов; задачи распределяются между несколькими бухгалтерами	в штате компании есть узкопрофильных специалисты, специализирующиеся на том или ином участке/вопросе (расчетчики зарплаты, налоговые консультанты, аудиторы, главные бухгалтеры и пр.)
при найме работников бухгалтерии в штат предприятие вступает в трудовые правоотношения, что накладывает дополнительную социальную ответственность на субъект бизнеса	отношения со сторонней фирмой строятся в рамках общегражданского законодательства, что значительно упрощает взаимодействие (предприятие не может заболеть, уйти в декретный отпуск)
бухгалтерия работает «по факту» — начислить, перевести, сдать отчет	проактивная позиция обслуживающей команды

Выводы

С точки зрения «полезности» бухгалтерии для бизнеса плюсы привлечения сторонней организации очевидны. Основная сложность — найти ту самую компанию, которой можно доверить самое сокровенное.

Увольнение по сокращению должности

Абсолютно любая трудовая деятельность так или иначе заканчивается расторжением трудового договора, заключенного между работодателем и сотрудником. При этом формы у расторжения могут быть самыми разными — от почетной отставки в связи с выходом на пенсию до увольнения с позором и запретом на дальнейшую работу в подобной сфере.

Формы расторжения трудового договора крайне разнообразны, но особого внимания заслуживает сокращение. Увольнение в связи с сокращением штрафа — одна из самых сложных форм прекращения трудовых отношений, содержащая множество подводных камней как для работодателя, так и для сотрудника. В этой статье мы раскроем основные моменты сокращения и расскажем о его последствиях.

В чем суть увольнения?

Увольнение по сокращении должности — один из видов увольнения по инициативе работодателя. Его суть состоит в следующем: если какой — то отдел или отдельная должность больше не нужны предприятию, то руководство эту должность упраздняет, а человека, это место занимавшего, сокращает.

Многим такой подход к увольнению кажется не совсем справедливым, так как он дает возможность уволить человека без каких — то веских оснований, однако он полностью законен. Кроме того, уволенный по сокращению человек может без каких — либо помех найти новую должность на новом предприятии.

Так же в пользу сокращения как наиболее благоприятной меры для работника при ликвидации должности выступает то, что государство обязывает работодателя предоставить выплаты и компенсации для каждого, кто попал под сокращение. Отказ в их выплате незаконен и ведет к серьезным последствиям.

Как проходит?

Процедура сокращения достаточно строго регулируется законом и зависит от целого ряда факторов. Однако начинаются сокращения всегда с составления приказа.

Приказ о сокращении — это документ, в котором фиксируются основные данные по самой процедуре — количество мест, сокращаемые должности и, что самое важное, дата самого сокращения.

Именно прописанный в приказе день будет служить основной точкой отчета для уведомлений и прочих операций.

После того, как работодатель подготовит приказ о сокращении, потребуется уведомить о нем несколько ведомств и лиц. Итак, начать стоит с органов занятости.

Если планируется стандартное сокращение штатов, то уведомление посылается за два месяца до даты вступления приказа в силу.

Если же планируются массовые увольнения, то уведомления требуется посылать за три месяца.

Кроме того, уведомление рассылается еще и сотрудникам, попавшим под сокращение. Оно отсылается так же за два месяца до назначенной в приказе даты.

Если такая возможность имеется, то работодатель к уведомлению прикрепляет перечень мест, на которые сотрудника могут перевести. Подробнее об этом мы расскажем ниже.

О том, что работник получил уведомление и ознакомился с его текстом, сам сотрудник должен письменно уведомить работодателя.

Так же при сокращении и оформлении приказа в обязательном порядке информируется профсоюз. Уведомление в него в обязательном порядке поступает даже в том случае, если ни один из его членов не затронут приказом. Сроки подачи уведомления аналогичны срокам подачи для службы занятости — два месяца при стандартном сокращении и три — при массовом.

Как начисляется заработок и компенсации?

Как только приказ об увольнении будет подписан, работодатель должен в обязательном порядке оплатить все компенсации. Их список абсолютно стандартный и включает в себя:

• Заработок за отработанный дни, который исчисляется с помощью среднего дневного заработка;
• Компенсации за неиспользованные отпуска;
• Все остальные премии и выплаты, положенные сотруднику по трудовому договору.

Однако после того, как сотрудник получит эти выплаты сразу и одной суммой, он имеет право на дополнительную компенсацию, которая именуется пособием по сокращению.

Оно представляет из себя компенсацию, которую в течение следующих двух месяцев будет получать работник, размер которой будет приравнен к среднему месячному заработку уволенного сотрудника.

Такие выплаты прекращаются как только уволенный находит новое место работы или, как было сказано выше, по истечении двух месяцев. Обратим внимание на то, что сотрудник для получения подобных выплат должен состоять на учете в бирже труда.

Кого не могут лишить должности?

На самом деле существует всего одна категория граждан, которую работодатель не может уволить при сокращении должности. И это — беременные женщины либо мамы с ребенком до трех лет. Больше никакие категории граждан не защищены от сокращения на 100%.

Однако это не значит, что перед сокращением все равны. Если сокращается часть отдела, то больше шансов остаться имеют:

• Граждане с детьми;
• Граждане, имеющие на попечении инвалида;
• Сотрудники, получившие производственные травмы на предприятии;
• Участники боевых действий;
• Сотрудники, самостоятельно повышающие квалификацию;
• Отцы и матери — одиночки.

Если таковых не имеется или же после распределения остались места, то оставшиеся должности раздаются в соответствии со стажем работы и её качеством.

Альтернативы увольнению

Стоит помнить, что сокращение должности не обязательно ведет к полному расторжению трудового договора. Как правило, при сокращении должности работодатель может предложить увольняемому сотруднику другую работу. Как правило, это либо новая должность, которая является альтернативой сокращенной, либо иное рабочее место со схожими требованиями к сотруднику.

Кроме того, работодатель имеет возможность предложить попавшему под сокращение должности сотруднику переезд для работы в другом филиале или должность на другом предприятии той же организации. Если работодатель еще и предлагает обучение, то сотрудника могут по его желанию назначить на абсолютно новую, отличную от первоначальной, должность.

Последняя альтернатива, доступная работнику — увольнение по собственному желанию. С одной стороны такой шаг может показаться весьма нелогичным — работник лишается возможности получать выплаты на время поиска новой работы.

Однако увольнение по собственному желанию поможет сократить время до того момента, как работника снимут с должности и выдадут ему его документы.

Поэтому увольнение по собственному желанию вместо увольнения по сокращению используется в том случае, если сокращенному сотруднику уже есть где работать.

Как поступить в том случае, если были нарушены трудовые нормы?

Стоит отдельно отметить один важный момент — увольнение по сокращению наиболее часто ведет к нарушению различных трудовых норм. Связано это с большой сложностью процедуры для работодателя, необходимостью осуществлять выплаты уже отстраненным от работы сотрудникам и некоторыми особенностями самого Трудового Кодекса или договора.

Чаще всего происходит три нарушения:

• Работодатель уволил беременную женщину или мать с маленьким ребенком;
• Работодатель удержал зарплату, компенсацию, премию;
• Работодатель отказался выплачивать последующие компенсации в течение двух месяцев.

Однако абсолютно не имеет значения то, какие именно нормы были нарушены, так как метод борьбы с несправедливостью всегда одинаков — обращение в Трудовую инспекцию.

Трудовая инспекция — главный надзорный орган, который следит за тем, чтобы работодатели и сотрудники выполняли трудовые нормы.

Поэтому если вы столкнулись с каким — то нарушением, то обращаться стоит именно в эту службу.

Для того, чтобы подать претензию в трудовую инспекцию, вы можете:

• Заполнить форму на официальном сайте;
• Подготовить жалобу и подать её лично;
• Написать претензию и отправить её в виде письма.

После того, как трудовая получит обращение, будет проведена экспертиза. Если факт нарушения будет действительно обнаружен, то инспектор выпишет постановление и принудит работодателя действовать по закону. Если же работодатель не выполнит требования, то используя постановление трудовой инспекции вы сможете подать на него в суд.

Инструкция: оформляем приказ о распределении обязанностей между работниками

Шаблоны и формы Приказ о распределении функциональных обязанностей — это распорядительный документ, которым утверждается перечень того, что должен делать работник, и как эти полномочия распределяются между коллегами. 25 июля 2019 Иванова Наталья

Для эффективной деятельности любого учреждения необходимо оптимальное распределение функционала между сотрудниками. Практический опыт говорит о том, что:

• работники имеют различную нагрузку;
• отсутствует четкое разграничение функционала как между работниками, так и подразделениями организаций.

Как следствие, отсутствует однозначный ответ на вопрос, кто и за что несет ответственность. Распоряжение о распределении обязанностей между сотрудниками или перераспределении функций на системном уровне даст возможность организации оптимально распределить задачи между сотрудниками, ликвидировать пробелы в реализации задач и предотвратить возникновение новых проблем.

Системное разделение труда позволяет обеспечить персонал работой по тем направлениям, которые соответствуют их уровню, профессиональным возможностям и навыкам. При распределении обязанностей руководитель определяет конкретные функции сотрудников и подразделений, основанные на принципах.

ПринципПрименение принципа

Разделение подразделений на одинаковые по численности группы	Штат организации включает сотрудников с идентичными профессиональными качествами, а для исполнения поручения необходимо четко определенное число работников
Ориентир на основные направления деятельности подразделения	Наиболее популярный, связан с формированием подразделений на основании общности задач, стоящих перед ними
Территориальный	Нахождение подразделений на разных территориях
Распределение с учетом вида производимых продуктов	Имеет место в быстро развивающихся организациях, увеличивающих перечень выпускаемых товаров. Не допускается путаница между структурами, каждая из которых представляет собой мини-организацию
Учет мнения потребителя	Используется в сферах, где клиент играет решающую роль (сфера услуг)

Перераспределение обязанностей — это изменение функционала сотрудников из-за недогруженности одних и перегруженности других. Изменяя функционал, руководитель должен быть уверен, что специалист, которому они поручены, имеет достаточно навыков для исполнения. Проводя процедуру перераспределения, нужно:

• скорректировать должностные инструкции;
• ознакомить с ними работников;
• дополнительно обучить новым направлениям;
• учесть обновление функционала в системе мотивации.

Особенности для бухгалтерии

Организация эффективной деятельности бухгалтерии относится к непростым задачам. Чтобы наладить деятельность подразделения, необходимо:

1. Определить объем работы конкретного сотрудника.
2. Ввести в практику отраслевые нормативы с учетом специфики деятельности учреждения.
3. При отсутствии отраслевых норм нужно разработать их самостоятельно. Для этого понадобится осуществить замер затрат времени на конкретный процесс, используя специальные программы, секундомер, отчет работника о результатах труда и затратах времени на их достижение.
4. После определения объемов и норм утвердить штатное расписание.
5. Разработать должностные обязанности по конкретным направлениям работы бухгалтерии.
6. Проводить аттестацию.

Успешно распределить функционал в бухгалтерии помогут:

• тайм-менеджмент, то есть эффективное планирование распределения времени на выполнение объемов работ;
• делегирование полномочий, которое является вариантом распределения ответственности и одновременно элементом мотивации;
• мотивация работников (материальная и нематериальная);
• регулярный контроль выполнения задач.

Специфика бухгалтерской работы предполагает наличие в штате подразделения ряда сотрудников:

• главный бухгалтер;
• заместитель;
• специалист для расчета зарплаты;
• кассир;
• ревизор;
• бухгалтер по работе с основными средствами.

Главный бухгалтер подчиняется руководителю учреждения и контролирует все финансовые потоки, обеспечивая рациональное использование ресурса предприятия. Другие работники бухгалтерии выполняют комплекс действий по конкретному направлению:

• учет операций по хоздеятельности;
• контроль документов, сверка данных;
• отражение сведений на учетных счетах;
• формирование отчетов.

По итогам перераспределения функций в бухгалтерии происходит:

• снижение числа злоупотреблений;
• перекрестный контроль работников;
• повышение эффективности труда.

Как оформить

Перераспределение функций между работниками возможно только при наличии их письменного согласия.

В этих целях руководство должно издать распорядительный документ по организации — приказ о перераспределении обязанностей. До утверждения этого документа перераспределять нагрузку не разрешено.

Приняв распорядительный документ, вносить корректировки в должностную инструкцию не обязательно.

Какие документы понадобятся

Определение перечня обязанностей сотрудника — полномочие руководителя организации. Письмо Роструда РФ от 31.10.2007 № 4412-6 подтверждает право работодателя принимать и вносить изменения в штатное расписание организации и должностные инструкции сотрудников.

Перераспределяя функционал, руководитель должен принять во внимание следующее:

1. Внесение изменений в действующие должностные обязанности при условии, что такие изменения корректируют трудовую функцию человека, является изменением существенных условий трудового соглашения (ст. 57 ТК РФ) и проводится по правилам ст. 72 ТК РФ при наличии соглашения сторон.
2. Изменение обязанностей без корректировки существенных условий (зарплата, режим работы и т. п.) относится к уточнению должностной инструкции и может быть осуществлено работодателем в одностороннем порядке (Апелляционное определение Волгоградского облсуда от 29.08.2014 № 33-8933/2014).

Для распределения функций руководителю понадобится издать приказ по организации и, в зависимости от вносимых изменений, оформить пакет документов.

Как оформить приказ

Распорядительный документ по перераспределению обязанностей содержит сведения о:

• названии учреждения;
• дате и номере документа;
• наименовании приказа;
• обосновании причин издания;
• списка указаний и обязанностей;
• должности, Ф.И.О., подписи руководителя;
• перечне работников, которым надо ознакомиться с приказом.

Структура документа включает:

РазделСодержание

Шапка	название организации, название документа, дата формирования, номер.
Преамбула	Пояснение причин необходимости и актуальности разработки.
Основная часть	Конкретные условия перераспределения функционала между работниками, перечень функций по направлениям деятельности.
Реквизиты подписи документа	Ф.И.О.; должность; подпись начальника предприятия.
Ознакомление с документом	Перечень сотрудников с Ф.И.О. и должностями, которым надлежит ознакомиться с содержанием документа.

Приказ оформляется на бланке организации (при его наличии). Печать не ставится.

Образец приказа о распределении должностных функций

Скачать

Как и сколько хранить

Приказ по распределению обязанностей относится к категории документов, связанных с общей деятельностью учреждения.

Если в организации принят бумажный документооборот, приказы подшиваются в папку, отражающую общую деятельность. При электронной системе хранения доступ к файлам должны иметь уполномоченные работники.

Секретарь хранит подобные документы организации или лицо, которое уполномочено вести в организации документооборот.

Срок хранения приказов по распределению обязанностей неограничен и является постоянным (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ
Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Сокращение одной должности и введение другой

Подборка наиболее важных документов по запросу Сокращение одной должности и введение другой (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Сокращение одной должности и введение другой

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Апелляционное определение Свердловского областного суда от 17.09.2020 по делу N 33-12536/2020Категория спора: Защита прав и интересов работника.Требования работника: 1) О взыскании оплаты за вынужденный прогул; 2) О взыскании компенсации морального вреда; 3) О восстановлении на работе; 4) О признании незаконным увольнения в связи с сокращением.Обстоятельства: Работник, уволенный в связи с сокращением штата, указал, что ему не были предложены все имеющиеся вакансии, фактически вместо сокращения штата работодателем произведено изменение штатного расписания.

Решение: 1) Отказано; 2) Отказано; 3) Отказано; 4) Отказано.

Суд первой инстанции, приходя к выводу о том, что такое изменение штатного расписания не свидетельствует о мнимости сокращения должности, занимаемой истцом и других должностей пожарных в пожарной части в селе Четкарино, обоснованно исходил из того, что по смыслу абз. 2 ч. 1 ст.

22 Трудового кодекса Российской Федерации, правовой позиции, изложенной в п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации N 2 от 17.03.

2004 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», работодатель в целях эффективной экономической деятельности и рационального управления имуществом самостоятельно, под свою ответственность принимает необходимые кадровые решения, в том числе, об изменении штатного расписания и сокращении должностей в одних местностях и введении новых должностей в других местностях. В ходе рассмотрения дела ответчик обосновал проведенные им мероприятия по сокращению штата, указав на необходимость усиления пожарных частей в населенных пунктах, где расположены социально — значимые объекты и отсутствие необходимости сохранения в штатном расписании должностей пожарных в пожарной части в селе Четкарино, где продолжительное время 11 должностей пожарных были вакантны (т. 1, л. д. 168).

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Апелляционное определение Свердловского областного суда от 17.09.2020 по делу N 33-12536/2020Категория спора: Защита прав и интересов работника.Требования работника: 1) О взыскании оплаты за вынужденный прогул; 2) О взыскании компенсации морального вреда; 3) О восстановлении на работе; 4) О признании незаконным увольнения в связи с сокращением.Обстоятельства: Работник, уволенный в связи с сокращением штата, указал, что ему не были предложены все имеющиеся вакансии, фактически вместо сокращения штата работодателем произведено изменение штатного расписания.

Решение: 1) Отказано; 2) Отказано; 3) Отказано; 4) Отказано.

Суд первой инстанции, приходя к выводу о том, что такое изменение штатного расписания не свидетельствует о мнимости сокращения должности, занимаемой истцом и других должностей пожарных в пожарной части в селе Четкарино, обоснованно исходил из того, что по смыслу абз. 2 ч. 1 ст.

22 Трудового кодекса Российской Федерации, правовой позиции, изложенной в п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации N 2 от 17.03.

2004 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», работодатель в целях эффективной экономической деятельности и рационального управления имуществом самостоятельно, под свою ответственность принимает необходимые кадровые решения, в том числе, об изменении штатного расписания и сокращении должностей в одних местностях и введении новых должностей в других местностях. В ходе рассмотрения дела ответчик обосновал проведенные им мероприятия по сокращению штата, указав на необходимость усиления пожарных частей в населенных пунктах, где расположены социально — значимые объекты и отсутствие необходимости сохранения в штатном расписании должностей пожарных в пожарной части в селе Четкарино, где продолжительное время 11 должностей пожарных были вакантны (т. 1, л. д. 168).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Сокращение одной должности и введение другой